Innehåll på sidan:

• Tjänstledighet för fackligt arbete
• Lista med förtroendevalda
• Ändra grundkontering i Primula
• Viktigt att tänka på
• Vem ansvarar för vad?

Tjänstledighet för fackligt arbete

När en medlem i en facklig organisation väljs till ett uppdrag inom Lunds universitet, som innebär att personen måste vara borta från sitt ordinarie arbete, ska den anställde söka tjänstledighet för perioden och utifrån den omfattning som uppdraget gäller.

Tjänstledighet söks i Primula och attesteras av den förtroendevaldes närmaste chef.

Uppdrag facklig förtroendeman (med lön enligt Förtroendemannalagen)

När den förtroendevalde ska söka sin tjänstledighet i Primula ska orsaken till ledighet anges vara: Uppdrag facklig förtroendeman (med lön enligt Förtroendemannalagen). Det ska anges när uppdraget börjar, när uppdraget planeras upphöra och omfattning i procent.

Uppdrag facklig förtroendeman (med lön enligt Villkorsavtalet 10 dagar)

I Primula finns även möjlighet att uppge: Uppdrag facklig förtroendeman (med lön enligt Villkorsavtalet 10 dagar) som orsak till ledighet. Detta ska i första hand användas för uppdrag i centrala, regionala och lokala arbetstagarorganisationer som anges i organisationernas stadga och som arbetstagaren får genom val eller annars enligt protokollfört beslut.

Det kan till exempel handla om uppdrag som ordförande, sekreterare, kassör eller annan ledamot i styrelsen för central arbetstagarorganisation, förbund, avdelning, sektion, klubb eller annan del av förbund, uppdrag som ombud vid kongress, representantskap eller dylikt, eller som revisor.

Punkten gäller endast när arbetstagaren utövar just den funktion som uppdraget avser, till exempel som ordförande vid styrelsens sammanträden. Den anställde förutsätts styrka behovet av ledigheten till exempel genom att visa kallelsen till sammanträdet.

Lista med förtroendevalda

Varje facklig organisation ska årligen lämna in en lista  över de personer som har blivit förtroendevalda av organisationen till sektionen HR med de personer som har blivit valda av organisationen. På listan ska det framgå namn, organisationstillhörighet, uppdrag, period och omfattning för varje förtroendevald. Till detta ska även ett protokollsutdrag skickas in som styrker att personerna är valda.

Vid förändringar

Under året kan förändringar ske. Det är den fackliga organisationens ansvar att hålla listan uppdaterad och ha kontinuerlig kontakt med sektionen HR kring listan.

Den anställde ska söka ny tjänstledighet om ändringar sker.

Ändra grundkontering i Primula

När en förtroendevald har sökt tjänstledighet och får den beviljad av sin chef ska detta omgående konteras om i Primula.

Detta görs genom att chefen, där den förtroendevalde är konterad, skriver ut en ändringsblankett, fyller i och signerar den. Blanketten finns att ladda ner Ekonomiwebben.

På blanketten anges samma uppgifter från den beviljade tjänstledighet som finns i den beviljade tjänstledigheten i Primula, det vill säga när uppdraget börjar, när uppdraget planeras upphöra och omfattning i procent. Den signerade blanketten skickas sedan vidare till sektionen HR för granskning. Blanketten kan skickas till Hämtställe 31 eller skannas in och skickas via sektionen HR:s ärendehanteringssystem.

Ladda ner blanketten Ändra grundkontering lön - vid delad anställning mellan olika fakulteter på Ekonomiwebben.

Tänk på att

Kostnaderna för ändrad grundkontering kan enbart beviljas för innevarande år, varför det är viktigt i verksamheten att löpande skicka in ändrad grundkontering när tjänstledighet ska påbörjas eller eventuellt förändras, samt att vid årets slut kontrollera att alla konteringar är korrekta.

Olika perioder eller förändringar

En blankett kan gälla för flera perioder men måste skrivas på flera rader. Om förändringar under året sker ska arbetsplatsen skicka in en ny blankett efter att en ny tjänstledighet har beviljats.

Läs mer om ekonomiska rutiner i Primula

Flera arbetsplatser

Om en facklig förtroendevald är organisatorisk konterad på flera arbetsplatser behövs en blankett från varje arbetsplats som personen är tjänstledig ifrån för att konteringen ska bli rätt.

Om en anställd är konterad på flera institutioner/motsvarande ska ett avtal mellan prefekterna/motsvarande på de olika arbetsplatserna upprättas om hur stor andel den fackliga tiden ska beräknas på varje arbetsplats och hur det ska behandlas i lönerevisionen.

Viktigt att tänka på

• Det ska alltid anges ett slutdatum som matchar den sökta tjänstledigheten.
• Ändrad grundkontering kan bara beviljas för innevarande år, varför det är viktigt att årligen kontrollera att anställdas kontering är korrekta.

Lägg in ett ärende i sektionen HRs ärendehanteringssystem

Vem ansvarar för vad?

Den anställdes ansvar

• Söka tjänstledighet i Primula i tid.
• Ha kontinuerlig dialog med sin chef och anmäla förändringar.
• Ha kontinuerlig dialog med sin ordförande.

Den fackliga organisationens ansvar

• Årligen rapportera namn på vilka förtroendevalda som har valts, omfattning, period och vilket mandat varje förtroendevald har till sektionen HR enligt överenskommen rutin.
• Löpande rapportera eventuella ändringar under året till sektionen HR.
• Lämna in justerat protokollsutdrag där det framgår vilka som är valda och på vilken period.
• Hålla kontinuerlig kontakt med sektionen HR kring rutiner och andra ändringar.

Chefens ansvar

• Delegera till en administratör att förbereda och skicka in blanketten om ändring i grundkontering till sektionen HR.
• Chef med konteringsansvar ska godkänna och skriva under beslutet om att ändra grundkontering innan det skickas in till sektionen HR.
• Närmaste chef ska hålla kontinuerlig kontakt med den tjänstledige, hålla utvecklingssamtal och inkludera den anställde på arbetsplatsen.
• Bevilja semester, resor och utlägg kopplade till verksamheten. Utlägg och resor som går på den fackliga tiden betalas av sektionen HR, ange då en annan organisation.

Sektionen HR:s ansvar

• Tillhandahålla plattform och mall för varje facklig organisation att lägga in uppgifter om förtroendevalda.
• Granska och attestera ändrade konteringar under året.
• Hålla kontakten med de fackliga organisationerna kring ändringar i rutiner eller felaktigheter i inlämnade uppgifter.
• Vara verksamheten behjälplig kring frågor om facklig tid och praktiskt hantering.
• Följa upp den fackliga tiden.