Anställa doktorand
Process för HR
Innehåll på sidan:
Yttrande
I enlighet med Lunds universitets Arbetsordning ska verksamheten inkomma med ett yttrande när de kommit fram till vilken kandidat som de vill anställa. Yttrandet ska ge en klar uppfattning om hur urvalsprocessen gått till samt vilka kvalifikationer som varit avgörande i valet av kandidat. Yttrandet ska innehålla namnet på den som föreslås antas och anställas, samt namnen på övriga kandidater som beaktats.
Arbetsordning för Lunds universitet (PDF, ny flik)
HR-funktionen ska granska yttrandet innan det sparas i rekryteringssystemet.
Mall: Yttrande doktorand (Word 116 kB, ny flik)
Antagning och erinran
Antagning av doktorander ska alltid ske innan beslut om anställning får fattas. Antagning ska ske enligt fakultetens antagningsordning.
Innan beslut om antagning fattas ska information om vem som ska antas delges till alla sökande. Detta ska göras minst två veckor innan beslut om antagning fattas och görs via rekryteringssystemet. Alla sökande ska informeras om möjligheten att lämna erinran samt hur detta ska ske i enlighet med universitetets antagningsordning för utbildning på forskarnivå.
Antagningsordning för utbildning på forskarnivå vid Lunds universitet (PDF, ny flik)
Vid rekrytering av tredjelandsmedborgare måste antagning göras innan kandidaten ansöker om uppehållstillstånd.
Lönesättning
Institutionens löneförslag ska lämnas av lönesättande chef, enligt delegationsordningen på din fakultet/motsvarande, via HR-funktionen. Löner får inte utlovas till kandidater innan de är godkända av chef/motsvarande och fakultet/motsvarande.
Lönesättning för doktorander ska ske i enlighet med fakultetens doktorandlönestege. HR-funktionen ska se till att universitetets och fakultetens särskilda lönekriterier tillämpas vid lönesättningen vid en nyanställning. Skulle löneförslaget avvika från det normala lönespannet ska förslaget förankras hos fakultetsledningen.
Beslut om anställning
Det är viktigt att informera rekryterande chef om att muntligt avtal gäller. Därför ska rekryterande chef och prefekt alltid stämma av med fakultet/motsvarande (oftast via HR-funktionen) innan slutligt löfte om anställning och lön ges till kandidaten.
När erinranstiden har gått ut och antagningen är färdigställd kan arbetet med beslut om anställning påbörjas. Verksamheten ska inkomma med information om anställning, lön och startdatum/slutdatum samt yttrande innan HR-funktionen utformar ett anställningsbeslut i Primula.
Beslutet ska signeras enligt delegation, skickas via rekryteringssystemet till facken (enligt RALS-avtalet) och sedan arkiveras som tillsättningsbeslut i rekryteringssystemet.
Ett anslagsbeslut ska skapas i rekryteringssystemet och skickas via rekryteringssystemet till vaktmästeriet för att anslås på universitetets anslagstavla i tre veckor i enlighet med Förvaltningslagen. Det är viktigt att mallen för anslag används då det vanliga anställningsbeslutet (som innehåller personuppgifter) inte kommer att anslås vilket medför att anställningen inte vinner laga kraft.
Originalet av anställningsbeslutet ska skickas till den anställde tillsammans med information om att vara nyanställd vid LU.
Ladda ner bilaga till anställningsbeslut, med information om anställningsvillkor (Medarbetarwebben)
Återkoppling
Det är viktigt att de kandidater som inte erhåller anställning vid Lunds universitet får ett positivt intryck av Lunds universitet som arbetsplats. Därför bör alla kandidater som varit på intervju vid Lunds universitet få en muntlig återkoppling varför de inte har fått anställningen. De kandidater som inte varit på intervju meddelas av dig som HR-funktion via rekryteringssystemet.
Introduktion
De första intrycken som nyanställd kan vara avgörande för hur det går i fortsättningen med arbete och relationer till kollegor. En god introduktion av den nya arbetsplatsen skapar trivsel och en känsla av tillhörighet. Det gör att den nyanställde snabbt kommer in i arbetet, vilket gynnar verksamheten både mänskligt och ekonomiskt.
Det är viktigt att HR-funktion stödjer cheferna i introduktionsarbetet genom att se till att en introduktionsansvarig utses. I kompetensportalen finns även möjlighet att anmäla den anställda till välkomstdagarna som hålls minst en gång om året på både svenska och engelska.
Vissa fakulteter har även särskilda introduktionsdagar och introduktionsmaterial för doktorander.
Gå till sidan om introduktion av nya medarbetare
Det finns även särskild information till internationell personal på Staff Pages.
For new employees (Staff pages)
Förnyad anställning
Enligt HF kap 5 § 7 får den första anställningen som doktorand gälla i högst ett år och anställningen får därefter förnyas med högst två år i taget.
Den förnyade anställningen behöver inte annonseras, men ett nytt rekryteringsärende ska skapas i rekryteringssystemet där komplett underlag ska införas innan beslut om förnyad anställning skapas.