Innehåll på sidan:

• Annonsera – informera om ledig anställning
• Informationskanaler
• Urvalsförfarande
• Internationell personal
• Intervjuer
• Tester och arbetsprover
• Referenstagning
• Sammanställa

---

Annonsera – informera om ledig anställning

Annonsen ska baseras på kravprofilen och ska utformas på ett tydligt och mätbart sätt. HR-funktionen är ansvarig för att, i samråd med beredningsgruppen, utforma annonsen enligt universitetets rekryteringsprocess samt att den följer gällande lagar och regelverk.

En välskriven och tydlig annons ökar chansen att få in ”rätt” kandidater samt ett hanterbart sökfält. Använd kompetensbaserad metod och formulera annonsen så att den tilltalar de sökande. I rekryteringssystemet, under ”Dokument”, finns stödmaterial och exempel på annonser som är bra att utgå ifrån.

Annonsen skapas i rekryteringssystemet av ansvarig HR-funktion. Annonsen ska alltid:

• annonseras på universitetets och arbetsförmedlingens hemsida, enligt förordning (1984:819) om statlig platsanmälan
• annonseras minst tre veckor i enlighet med universitetets antagningsordning för utbildning på forskarnivå
• annonseras på svenska, enligt 10§ Språklagen
• ha kontaktuppgifter till chef eller HR, det ska alltid finnas någon de sökande kan kontakta under ansökningsperioden. Det kan därför vara olämpligt att annonsera under semestertider
• annonseras på engelska via Euraxess.

Länkar till ovan nämnda dokument:

• Förordning (1984:819) om statliga platsanmälningar (Sveriges riksdag)
• Antagningsordning för utbildning på forskarnivå vid Lunds universitet (PDF, ny flik)
• Språklagen (Sveriges riksdag)

Urvalsfrågor

I rekryteringssystemet finns möjlighet att använda urvalsfrågor. Urvalsfrågor förenklar urvalsarbetet och är ett effektivt sätt att hantera en rekrytering med många sökande. De ger en snabb överblick över hur många av kandidaterna som uppfyller kvalifikationerna.

I rekryteringssystemet finns flera olika former av urvalsfrågor. Läs mer om vilka frågor som kan vara lämpliga för din rekrytering i rekryteringssystemet.

Undantag från annonseringsskyldigheten

Även om huvudregeln är att en myndighet ska annonsera/informera om lediga anställningar finns det vid särskilda skäl ett fåtal undantag från denna skyldighet:

• vid undantag enligt Högskoleförordningen 37 §7 kap

Läs mer om undantag från utlysning i Högskoleförordningen

Informationskanaler

HR-funktion bör vara ett stöd till verksamheten när det kommer till vilka ytterligare informationskanaler som kan vara lämpliga vid en rekrytering. Fundera över hur och var målgruppen ska nås. Är målgruppen aktivt sökande eller måste vi söka upp den, vad attraherar målgruppen och vilken budget finns för övrig annonsering? Flera informationskanaler kan nås via rekryteringssystemet.

Annonsering som medför extra kostnader betalas av berörd verksamhet.

Upphandlad annonsförmedlare

Vill ni annonsera utöver de kanaler som nås via rekryteringssystemet så använder ni den upphandlade annonsförmedlaren Nowa kommunikation och medför en kostnad.

Nowa kommunikation kontaktas via e-post avropa [at] nowakommunikation [dot] se (avropa[at]nowakommunikation[dot]se)

Euraxess

Ett europeiskt nätverk under EU-kommissionen som inriktar sig på att underlätta forskarmobilitet, främja karriärutveckling för forskare, upplysa forskare om deras rättigheter samt synliggöra lediga forskartjänster inom Europa.

Obligatoriskt för alla tjänster som innehåller forskning, annonsering sker alltid på engelska och är kostnadsfri.

Research gate

Ett socialt nätverk för forskare där de kan dela publikationer och forskningsresultat, hitta medarbetare, ställa frågor med mera. Nätverket har över 15 miljoner användare.

Lämpligt för lärare och forskare, annonsering sker på engelska och medför en kostnad.

LinkedIn

En webbtjänst för att driva professionella nätverk. Tjänsten är inriktad på att skapa en mötesplats mellan arbetssökande och företag.

Lämpligt för alla anställningar, annonsering sker på svenska eller engelska och medför en kostnad.

Vetenskapliga tidningar

Det finns flera vetenskapliga tidningar som kan vara lämpliga att annonsera i. Stäm av med verksamheten vilka som skulle vara aktuella för respektive rekrytering.

Lämpligt för forskare och lärare, annonsering sker på svenska eller engelska och medför en kostnad.

Dagstidningar

Det är numera ovanligt att annonsera i dagspress då det sällan är där dagens potentiella sökande letar efter arbete. Det kan dock vara lämpligt i vissa fall eller som marknadsföring.

Lämpligt för alla anställningar, men är vanligast på chefsnivå, annonsering sker på svenska eller engelska och medför en kostnad.

Urvalsförfarande

Annonsen ska ligga till grund när urvalet görs. Detta för att tydligt se vilka kandidater som lever upp till de uppställda kraven samt för att göra ett objektivt, jämställt och icke-diskriminerande urval.

I första hand väljs de kandidater som i sin helhet uppfyller behörighetskraven, kvalifikationskraven och meriterna som är fastställda i annonsen. Bedömningen ska göras utifrån saklig grund, förtjänst och skicklighet i enlighet med 4 § Anställningsförordningen.

Anställningsförordning (1994:373)

Med förtjänst menas den erfarenhet den sökande fått genom tidigare anställning och utbildning medan skicklighet huvudsakligen gäller hur lämplig den sökande är för anställningen. En helhetsbedömning ska göras av utbildning, erfarenhet, kunskap och kompetenser hos kandidaten.

Alla ansökningar ska läsas i sin helhet och hela beredningsgruppen bör vara med i bedömningen av ansökningarna. I rekryteringssystemet finns flera olika sätt att få stöd i urvalsprocessen, annars kan urvalsmatrisen vara till hjälp

Mall: Urvalsmatris (Word 14 kB, ny flik)

Intervjuer

HR-funktionen är ett stöd när det gäller upplägg och genomförande av intervjuerna. Målet med anställningsintervjun är att utvärdera kandidatens utbildning, erfarenhet, kunskaper och kompetenser (förmåga, färdigheter och förhållningssätt) i relation till det som beskrivits i annonsen. Ett lika viktigt syfte är att kandidaten ska få information om arbetsplatsen och anställningens förutsättningar och förväntningar. Tänk på att ge en positiv, men samtidigt realistisk bild av arbetsplatsen och arbetsuppgifterna, så att kandidatens förväntningar överensstämmer med verkligheten.

Intervjun är mest effektiv om den är standardiserad och strukturerad. Det betyder att frågorna är fastställda i förväg och att alla kandidater får samma frågor. Då behandlar vi alla kandidater lika och undvika i större utsträckning diskriminering, men det gör det även lättare att jämföra och bedöma svaren i urvalsarbetet.

Undvik att ställa frågor som kan uppfattas som hypotetiska, ledande, dubbla, tvetydiga, kritiska eller diskriminerande. Frågorna ska vara korta, raka och enkla. Ställ öppna frågor och låt kandidaten beskriva en konkret situation för att få en så bra bild som möjlighet inom ett specifikt kompetensområde.

Vid Lunds universitet använder vi kompetensbaserad intervjuteknik och stödmaterial för detta finns i rekryteringssystemet.

Tänk på ett en intervjusituation kan innebära stress för kandidaten. Därför bör det inte vara fler än tre personer vid en intervju. Träffas gärna en stund innan intervjun för att planera vem av er som ställer de olika frågorna, vem som håller koll på tiden och vem som antecknar. Försök skapa en positiv stämning och håll gärna intervjun i en ostörd miljö.

Vid doktorandrekrytering är det viktigt att säkerställa att kandidaten förstår vad det innebär att doktorera genom att tydligt förklara vilka ansvar och förväntningar som finns gällande utbildning, arbetsuppgifter, arbetstid och arbetskultur. Ställ frågor om vilka förväntningar kandidaten har inför doktorandanställningen. Det är även bra om kandidaterna vid eller i anslutning till intervjun ges tillfälle att träffa en redan anställd doktorand.

Håll alltid en intervju även om en kandidat är känd genom tidigare studier eller anställning.

Mall: Intervjuguide doktorand (Word 279 kB, ny flik)

Diarieföring

Intervjuunderlag och andra handlingar som används för att motivera val av slutkandidat sparas under respektive intervjuad kandidat i Varbi. Då underlaget är en allmän handling är det viktigt att ha standardiserade sakliga anteckningar. Resultaten hos de som inte anställs gallras efter två år. Eventuell sekretess bedöms i varje enskilt fall vid förfrågan om utlämnande av handlingen.

Tester och arbetsprover

Arbetspsykologiska tester

Idag är det vanligt att använda arbetspsykologiska tester vid rekrytering och det är ett bra verktyg att använda som ett komplement i rekryteringsprocessen. Syftet är att utvärdera kandidatens potential och hur den påverkar och förutsäger framtida arbetsprestationer. Vanligast är att använda personlighets- och begåvningstester samt tester som visar på risktendenser.

Det är viktigt att vara medveten om att tester är en del av urvalsarbetet och ska användas som ett komplement till en strukturerad intervju och referenstagning. Tänk på att alltid ge kandidaten återkoppling på resultatet.

Vid Lunds universitet finns flera testverktyg och rekryteringstjänster upphandlade. Dessa tjänster medför en kostnad som den rekryterande verksamheten själva står för.

Läs mer om upphandlade rekryteringstjänster

Arbetsprover

Arbetsprover och simuleringsövningar kan användas för att utvärdera kvalifikationer som är svåra att undersöka i en intervju, såsom analytisk förmåga eller praktiska kunskaper.

Proverna kan exempelvis vara tester eller övningar som visar på matematisk eller analytisk förmåga samt språk-, läs- eller skrivförståelse. Det kan även vara övningar eller uppgifter som speglar arbetsuppgifter som kandidaten utfört vid tidigare eller syftar till att efterlikna realistiska yrkesrelaterade situationer under standardiserade former. För doktorander kan detta exempelvis vara en presentation av sitt exjobb eller en analys och diskussion kring relevant forskningsartikel.

Det är viktigt att beredningsgruppen på förhand kommer överens om bedömningskriterier för hur arbetsprovets resultat ska värderas. Tänk på att standardisera arbetsprovet så att alla får samma förutsättningar genom t ex skrivna instruktioner, givna tidsramar och liknande. Informera kandidaterna på förhand, genomför arbetsprovet i positiv anda, ta hänsyn till eventuell sekretess och ge återkoppling på resultatet efter utvärderingen.

Vid Lunds universitet finns en del tester för bland annat språklig och matematisk förmåga upphandlade. I de flesta fall får man dock skapa arbetsprover som är anpassade till varje rekrytering och de kunskaper och kompetenser som krävs vid varje tillfälle.

Läs mer om upphandlade rekryteringstjänster

Diarieföring

Resultat av tester och arbetsprover som används för att motivera val av slutkandidat sparas under respektive testad kandidat i rekryteringssystemet. Då underlaget är en allmän handling är det viktigt att ha standardiserade sakliga anteckningar. Resultaten hos de som inte anställs gallras efter två år. Eventuell sekretess bedöms i varje enskilt fall vid förfrågan om utlämnande av handlingen.

Referenstagning

Referenstagningen ska alltid göras och är ett sätt att skaffa sig kompletterande information om kandidaten, bekräfta information som uppkommit vid intervjun samt räta ut eventuella frågetecken. Även här bör fokus vara på att utvärdera krav och kompetenser som är uppställda i kravprofilen. Referenser inhämtas först i slutskedet av rekryteringsprocessen och ska alltid vara förankrade med kandidaten.

Referenspersonens omdöme ska inte vara avgörande, men är en självklar del av bedömningen. Det är en fördel om referenterna har olika arbetsanknytningar till kandidaten till exempel chef, kollega, samarbetspartner och så vidare. Minst en av referenterna bör vara nuvarande eller tidigare chef, men vid doktorandrekryterringar kan även handledare från grundutbildningen vara lämplig. Boka helst in en tid med referenspersonen i förväg för att ge referenten möjlighet att förbereda sig.

Diarieföring

Referensunderlag som används för att motivera val av slutkandidat sparas under respektive intervjuad kandidat i rekryteringssystemet. Då underlaget är en allmän handling är det viktigt att ha standardiserade sakliga anteckningar. Resultaten hos de som inte anställs gallras efter två år. Eventuell sekretess bedöms i varje enskilt fall vid eventuell förfrågan om utlämnande av handlingen.

Referenstagningsmall (Word 18 kB, ny flik)

Internationell personal

Vid anställning av tredjelandsmedborgare (utanför EU) behöver personen ett uppehållstillstånd för att få arbeta och studera i Sverige. Extra tid för ansökan av uppehållstillstånd bör i så fall räknas in i processen då det kan ta flera månader för att få ett uppehållstillstånd. Det är viktigt att underlaget som skickas in till Migrationsverket är komplett och korrekt då det annars finns risk att handläggningstiden blir ännu längre.

Tänk på att det är olagligt att anställa en person från tredje land innan de har giltigt och korrekt uppehållstillstånd!

Uppdaterad information, mallar och checklistor om uppehållstillstånd och anställning av internationell personal finns här

Det finns möjlighet att använda vårt upphandlade relocationföretag för tjänster knutna till rekrytering av internationell personal.

Läs mer om de relocationtjänster som erbjuds. 

Sammanställa

Var noga med att göra en samlad och strukturerad bedömning av slutkandidaterna utifrån den information som framkommit vid intervjuer, referenstagning samt eventuella tester och arbetsprover. Beakta i vilken utsträckning kandidaterna lever upp till kravspecifikationen genom att fylla i bedömningsmatrisen.

Mall bedömningsmatris (Word 58 kB, ny flik)