Introduktion av nya medarbetare

Introduktionsprocessen är uppbyggd i tre delar:

1. Ett inledande universitetsövergripande introduktionsprogram, innehållande onlineutbildningar och Välkomstdag.  
2. En introduktion på institution/motsvarande – det vill säga en arbetsplatsintroduktion.
3. Uppföljningssamtal med närmaste chef. 

Checklista

För att förenkla arbetet med introduktion av nya medarbetare finns en checklista som beskriver mycket av det praktiska som behöver göras. Checklistan kan ni skriva ut och bocka av allteftersom aktiviteterna är genomförda. Använd med fördel checklistan som ett komplement till introduktionsprocessen.

Ladda ner checklista för introduktion av nya medarbetare på sidan Blanketter och mallar. 

Våra internationella medarbetare behöver i viss mån lite mer information. Detta gäller framförallt vid arbetsplatsintroduktionen men även det universitetsövergripande introduktionsprogrammet finns på engelska för internationella medarbetare.

För alla nyanställda på Lunds universitet

Från och med den 2 december 2024 erbjuds alla nyanställda på Lunds universitet ett universitetsövergripande introduktionsprogram via en ”onboarding-modul” i Kompetensportalen.

Syftet med introduktionsprogrammet är att nyanställda ska känna sig välkomna till universitetet och få en övergripande förståelse för Lunds universitet som organisation. Innehållet i introduktionsprogrammet består av online-utbildningar och en fysisk välkomstdag.

När den nyanställdas LU-konto aktiverats skickas det automatiskt ett mejl från sektionen HR till den nya medarbetaren där han eller hon ombeds anmäla sig till antingen det svenska eller engelska introduktionsprogrammet. Vid anmälan till programmet anmäls den nyanställda medarbetaren automatiskt till de online-utbildningar som ingår.

Innehåll för nationella medarbetare

• Välkomstdag (fysisk träff, läs mer längre ned i texten*)
• Vårt uppdrag (att vara statligt anställd)
• Offentlighetsprincipen
• Arbetsmiljökunskap för alla 
• Brandskydd
• Grundläggande informationssäkerhet
• Personuppgifter och dataskydd

Utbildningarna ovan nås från onboardingmodulen i Kompetensportalen, till vilken nyanställda får tillgång till via ett mejl från sektionen HR.. 

De två filmerna nedan rekommenderas också att nyanställda tar del av:

• Beslutsvägar vid Lunds universitet (Lunds universitets Youtube)
• Så fördelas pengarna vid Lunds universitet (Lunds universitets Youtube)

Innehåll för internationella medarbetare

• Welcome day in English for new employees*
•   Vårt uppdrag - What are the implications of being a public employee? / Vad det innebär att vara statsanställd 
•   Working according to the principle of public access to official records 
•   Systematic work environment management at LU 
•   Basic fire safety training for employees 
•   LUISA 2023 – LU’s Information Security Training for Users - online 
•   Personal data and data protection 
•   Swedish Workplace Culture 

De två filmerna nedan, med engelska undertexter, rekommenderas också att nyanställda tar del av:

• Beslutsvägar vid Lunds universitet /This is how decisions are made at Lund University (Lund University Youtube)
• Så fördelas pengarna vid Lunds universitet/Finances at Lund University (Lund University  Youtube)

*Välkomstdag för nya medarbetare vid Lunds universitet

Välkomstdagen riktar sig alla nya medarbetare, såväl teknisk-administrativ personal som forskare och lärare.

Under välkomstdagen får universitetets nya medarbetare en inblick i universitetets vision, organisation och forskning - allt för att få uppleva den bredd som Lunds universitet står för. Välkomstdagen är en inspirationsdag där universitetet vill visa upp den spännande arbetsplats som Lunds universitet är.

Rektor och representanter ur högsta ledningen hälsar de nya medarbetarna välkommen och berättar om universitetets visioner inför framtiden. Under dagen ges även några väl valda smakprov på den enorma bredd av aktiviteter som universitetet omfattar utifrån dess tre huvuduppgifter - utbildning, forskning och innovation.

I Kompetensportalen finns datum för nästa välkomstdag och det är också där man anmäler sig. 

Logga in i Kompetensportalen

Chefer kan följa upp medarbetares deltagande i kurser och program

Under menyn "Chef" i Kompetensportalen får chefer en överblick över de kurser och program som deras närmaste anställda tagit del av i Kompetensportalen. För att få tillgång till menyn måste chefen ha angett att han eller hon är chef, i Lucat.

Ta del av introduktion till Chef-menyn i Kompetensportalen.

Fakulteten ska regelbundet introducera nya medarbetare, en till två gånger per år. Varje fakultet utformar introduktionen efter sina behov och förutsättningar.

Syftet med introduktionen på fakultetsnivå är:

• Att hälsa den nya medarbetaren välkommen till fakulteten.
• Att visa på den breda verksamhet som finns inom fakulteten.
• Att ge information om exempelvis anställningsförhållande, lönehantering och annat som påverkar medarbetaren och hanteras av fakulteten.
• Att stärka känslan av att tillhöra en gemenskap.

Grundnivån för introduktion vid fakultet bör innehålla:

• Dekan/motsvarande hälsar välkommen.
• Fakultetens organisation presenteras av kanslichef, personalchef etc.
• Kommunikationsavdelningen presenterar sig (hemsida, presskontakter, grafisk profil, mallar, nyhetsbrev etc).
• Information om biblioteksverksamheten vid fakulteten.
• Hur lönehanteringen fungerar. 
• Information om företagshälsovårdens verksamhet.
• Offentlighet och sekretess.
• Bisysslor.
• Mutor/jäv.

Hjälp och stöd till introduktionsarbetet på arbetsplatsen/institutionen

Fakulteten ansvarar för att det finns ett väl fungerande stöd för det introduktionsarbete som bedrivs på institutioner och arbetsplatser inom den egna fakulteten.

Checklista

För att förenkla arbetet med introduktion av nya medarbetare finns en checklista som beskriver mycket av det praktiska som behöver göras. Checklistan kan ni skriva ut och bocka av allteftersom aktiviteterna är genomförda. 

Ladda ner checklista för introduktion av nya medarbetare på sidan Blanketter och mallar. 

Våra internationella medarbetare behöver i viss mån lite mer information. Detta gäller framförallt vid arbetsplatsintroduktionen men även det universitetsövergripande introduktionsprogrammet finns på engelska för internationella medarbetare.  

Inledande introduktion

Börja med att gå igenom checklistan och läs igenom stegen i introduktionsprocessen. Fundera över vilka moment du som chef ska genomföra och vilka moment du kan delegera till en eventuell introduktionsansvarig eller administratör.

Innan första arbetsdagen

Du som chef skickar ett välkomstmejl till den nyanställde.

Ladda ner mallar/förslag på välkomstmejl (på svenska och engelska) på sidan Blanketter och mallar.

Första arbetsdagen

Under första arbetsdagen ska mycket hända och under denna dag är det särskilt viktigt med ett professionellt mottagande.

Förslag på informationsmejl (på svenska och engelska) som chef/prefekt/motsvarande skickar till den nyanställde vid första arbetsdagen, som en introduktion till Lunds universitet finns att ladda ner på sidan Blanketter och mallar. Här finns även mall för lista över kontaktpersoner.

• Ladda ner mallar för informationsmejl,på svenska och engelska, på sidan Blanketter och mallar.
• Ladda ner mall för lista över kontaktpersoner, på svenska och engelska, på sidan Blanketter och mallar.

Arbetsplatsintroduktion

Arbetsplatsintroduktionen syftar till att introducera er nya medarbetare till dennes nya arbetsplats, arbetsuppgifter, rutiner och ansvarsfördelning och mycket mer.  

Ta hjälp av er fakultet och lokala administratör för att utforma en arbetsplatsintroduktion som passar er nyanställda medarbetare. Använd med fördel checklistan som nämns i stycket ovan och upplägget för introduktionssamtalet som finns beskrivet där.

Förslag på innehåll i arbetsplatsintroduktionen: 

• För internationella medarbetare finns en omfattande Welcome guide (PDF 12,2 MB, ny flik) .
• En karta över Lund och Lunds universitet, gäller särskilt internationella medarbetare.
• Informera om vad sektionen Forskning, samverkan och innovation (FSI) är och hur de kan bistå forskare som behöver forskningsfinansiering.  
• Informera om vad overhead är och hur detta beräknas vid just er institution. 
• Informera om bisysslor och skyldigheten att anmäla dessa som statligt anställd. 
• Informera om villkoren för er nyanställda medarbetares anställning. Är något specifikt för just denna anställning eller just er institution? 

Som en del i introduktionen har två välkomstpaket med LU-profilprodukter tagits fram. Ett fint sätt att bidra till att er nya medarbetare känner sig extra välkommen och bli en stolt ambassadör för Lunds universitet!

• Förslag 1 välkomstpaket: Termosmugg, logoband, vattenflaska (cirka 229 kr).
• Förslag 2 välkomstpaket: Termosmugg, logoband, ryggsäck (cirka 543 kr).

Produkterna hittar du i Universitetsbutiken.

Gå till Universitetsbutiken  

3-6 månader efter anställningens början ska du som chef boka in ett uppföljningssamtal med din nya medarbetare, detta för att säkerställa att introduktion gått som förväntat och för att identifiera eventuella behov som uppstått den första anställningstiden.

Att ha ett uppföljningssamtal med din nya medarbetare är oerhört viktigt, det ger er båda en möjlighet att samtala strukturerat om den första anställningstiden och gör att medarbetaren känner sig sedd.

Ladda ner mall för uppföljningssamtal, på svenska och engelska, på sidan Blanketter och mallar.