Organisatorisk och social arbetsmiljö (OSA)

Här kan du som chef läsa mer om den organisatoriska och sociala arbetsmiljön, OSA.

Innehåll på sidan:

OSA – vad är det?
OSA – en del av SAM
Undersök den organisatoriska och sociala arbetsmiljön
Riskbedöm den organisatoriska och sociala arbetsmiljön
Studiesocial skyddsrond

OSA – vad är det?

Den organisatoriska arbetsmiljön är resultatet av hur arbetet ordnas, styrs, kommuniceras och hur beslut fattas. Den sociala arbetsmiljön är hur vi samspelar med och påverkas av de personer som finns runt omkring oss, till exempel kollegor och chefer.

Arbetsmiljöns fysiska, organisatoriska och sociala faktorer hänger ihop. Om vi ser dessa som en helhet kan rätt åtgärder vidtas och arbetsmiljön förbättras. Föreskrifterna om organisatorisk och social arbetsmiljö är en viktig byggsten i detta arbete.

Arbetsmiljöverkets föreskrifter om organisatorisk och social arbetsmiljö, AFS 2015:4 (PDF, ny flik)
Introduktion till OSA (PPT, ny flik)
Se filmen Organisatorisk och social arbetsmiljö – en introduktion (ca 3 min lång, ny flik).
Svensk textning/ engelsk textning finns om man väljer Settings/Captions.

OSA – en del av SAM

Organisatoriska och sociala arbetsmiljöfaktorer är viktiga pusselbitar i arbetet för en god arbetsmiljö. Arbetet med OSA ingår i alla steg av det systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM). Stegen är undersökning, riskbedömning, åtgärder/handlingsplan och uppföljning.

Läs mer om SAM vid Lunds universitet

Undersök den organisatoriska och sociala arbetsmiljön

Den organisatoriska och sociala arbetsmiljön ska, precis som den fysiska arbetsmiljön, undersökas regelbundet. Nedan hittar du som chef ytterligare information och stöd i genomförandet av OSA-enkäten.

Kontakta din arbetsmiljösamordnare eller närmaste lokala personalsamordnare för stöd.

OSA-enkät – vad är det?

OSA-enkäten är inte i sig en lösning på ett arbetsmiljöproblem, utan är ett verktyg för att undersöka arbetsmiljön. Enkäten är en möjlighet att få igång samtal om hur du som chef tillsammans med de anställda kan förbättra er gemensamma arbetsmiljö. Länkar till mallar i PDF-format, på svenska och på engelska, finns i högerspalten.

Det finns fler verktyg för att undersöka och få en bild av hur arbetsmiljön upplevs, till exempel utvecklingssamtal, skyddsrond och tillbudsrapportering.

Förberedelser, planering och genomförande av enkäten

Gå igenom enkäten så att du vet vad den innehåller.

Planera tillsammans med skyddsombudet och arbetsmiljösamordnare/närmaste personalsamordnare. Utse eventuellt en arbetsgrupp som kan bistå dig med att hålla ihop arbetet med enkätens genomförande. Planera följande:

Tidpunkt för genomförandet.
Information till de anställda.
Tänk på att det inte ska gå för lång tid mellan ifyllandet av enkäten och återrapporteringen.

Förbered utskick och följebrev till enkäten. Ta stöd av arbetsmiljösamordnare/närmaste personalsamordnare.

Enkäten administreras via systemet SUNET Survey som Lunds universitet har upphandlat. Se inloggning i högerspalten.

Förberedelser tillsammans med de anställda

Gå igenom och definiera förekommande begrepp i enkäten (exempelvis ”verksamhet”, ”chef”, ”personalmöten”) tillsammans med de anställda, så att alla använder samma definitioner.
Förklara för de anställda att enkäten fylls i anonymt och att resultatet inte kommer att presenteras om antalet respondenter är färre än 5 personer.
Förklara syftet med OSA-enkäten. Uppmuntra de anställda att lämna konkreta förslag på åtgärder till hur arbetsmiljön skulle kunna förbättras.
Gå igenom den bakomliggande lagstiftningen AFS 2015:4, till exempel genom att visa en introducerande film (ny flik).
Beskriv hur OSA hänger ihop med det systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM). Arbetet med den organisatoriska och sociala arbetsmiljön ingår i alla steg av SAM (undersökning, riskbedömning, åtgärder/handlingsplan, uppföljning). OSA-enkäten tillhör steg Undersökning i SAM.
Se filmen Organisatorisk och social arbetsmiljö – en introduktion (ca 3 min lång, ny flik).
Svensk textning/ engelsk textning finns om man väljer Settings/Captions.

Arbeta med enkätresultatet

Arbete med resultat - chef och skyddsombud

Gå igenom resultatet tillsammans med skyddsombudet, eller om du har en utsedd arbetsgrupp att samarbeta med. Ta gärna hjälp av dokumentet Instruktioner för resultatrapportering till OSA-enkät Sunet Survey (nås via länk i högerspalten).
Arbetsmiljösamordnare, närmaste personalsamordnare och Företagshälsovården finns också att tillgå för stöd och råd.
För att säkerställa anonymiteten kan ni inte presentera resultatet om respondenterna är färre än fem personer. Resultatet får då beskrivas på en generell nivå.
Välj ut de delar av enkätresultatet som ni särskilt vill fokusera på, till exempel delar som är särskilt viktiga att förbättra eller sådant som fungerar bra och behöver befästas.
Planera hur återrapporteringen ska genomföras, till exempel vid ett avdelningsmöte/motsvarande. Planera in gott om tid för mötet. Fundera på om samtal ska genomföras med hela gruppen av anställda, eller i mindre grupper.
Förbered en presentation av resultatet och det efterföljande samtal som ska föras om resultatet. Använd Power Point-mallen chefsstöd (nås via länk i högerspalten) om du vill.
Resultatet ska diarieföras.

Arbete med resultat - chef och de anställda

Gå igenom resultatet tillsammans med de anställda.
Följ alla stegen i SAM, reflektera tillsammans över vilket steg ni befinner er i nu.
Samtala alla tillsammans, eller i mindre grupper.
Om ni inte redan har gjort det, så välj ut delar ur enkätresultatet som ni vill prata om och förbättra.
Ta fram förslag på åtgärder och dokumentera dessa i en handlingsplan. Avfärda inget i ett första skede. När ni skrivit ner era åtgärdsförslag ska ni värdera, diskutera och prioritera förslagen. Använd den mall för risk- och konsekvensbedömning som nås via länk i högerspalten.

Tänk på att:

Lyssna på vad som sägs när du presenterar resultaten. Du ska inte lösa problemen på plats här och nu, utan se till att alla kommer till tals. Syftet är att lyfta frågeställningar och samtala för att tillsammans komma fram till vad som behöver göras för att behålla eller åstadkomma en bra arbetsmiljö.
Det är möjligt att det kommer upp saker i samtalet med gruppen, som skaver för en eller flera deltagare. Ha i åtanke att uppmuntra anställda att ta kontakt med dig efteråt om saker som av någon anledning inte diskuteras under gruppens möte.
Individärenden ska inte diskuteras i detta forum.
Kom ihåg att du alltid kan vända dig till din arbetsmiljösamordnare eller närmaste personalsamordnare för stöd i samband med presentationen.
Vad känns viktigast? Vad ska ni börja med? Planera hellre in få aktiviteter som ni verkligen genomför än att ta fram ett stort antal aktiviteter som inte blir av. Arbeta med sådant som är realistiskt att förändra.
Handlingsplanen bör innehålla åtgärder, riskvärdering, tidpunkt för genomförande, vem som ansvarar för åtgärdens genomförande och när uppföljning ska ske. Mall för handlingsplan nås via länk i högerspalten.

Uppföljning av OSA-enkät

Den handlingsplan ni har skrivit ska följas upp tillsammans med skyddsombudet och de anställda, till exempel i samband med ett avdelningsmöte/motsvarande. Planera in tillfällen då uppföljningen ska göras så att alla vet när det ska ske.

Planerade åtgärder ska kontrolleras, dels om åtgärder har genomförts men även om respektive åtgärd har lett till önskat resultat. Om de planerade åtgärderna inte är genomförda ska du som chef samverka med skyddsombudet om detta och dokumentera orsakerna.

Använd mallen som nås via länk i högerspalten.

Riskbedöm den organisatoriska och sociala arbetsmiljön

Risker inom den organisatoriska och sociala arbetsmiljön ska bedömas och åtgärdas. Åtgärderna ska dokumenteras och följas upp. Använd mallen för riskbedömning som finns i högerspalten.

Studiesocial skyddsrond

Studenter omfattas inte av föreskriften om organisatoriska och social arbetsmiljö, men studenternas arbetsmiljö ingår i det systematiska arbetsmiljöarbetet som helhet. Detta innebär att du som är chef för verksamhet där studenter ingår behöver undersöka och riskbedöma alla faktorer som kan innebära risker för studenters arbetsmiljö.

Stöd i detta arbete hittar du på webbsidan om Undersökning av arbetsmiljön/skyddsrond.