Tillämpning av digital signering för HR-dokument

Innehåll på sidan:

• Inledning
• Behandling av personuppgifter
• Diarieföring
• Viktigt att tänka på
• HR-administrativa flöden som kräver digital signering

Inledning

Vid Lunds universitet används digital signering för olika dokument via eduSign. Sektionen HR har tagit fram tillämpningsanvisningar till de riktlinjer som har getts i syfte att underlätta och effektivisera HR-administrationen. Vissa rutiner kommer därför att behöva ändras och anvisningarna kommer att uppdateras vid behov.

Läs mer om riktlinjerna för E-underskrifter på Medarbetarwebben

Behandling av personuppgifter

Det är  viktigt att personuppgifter hanteras på ett säkert och korrekt sätt. Enstaka personuppgifter går bra att skicka via e-post till den det berör. Gör en bedömning av hur känsliga uppgifterna kan vara för mottagaren. Ta hjälp av avdelning juridik om du är osäker.

Kontakta avdelningen Juridik 

Behöver ett ärende med känsliga personuppgifter expedieras i verksamheten ska detta göras genom att lösenordsskydda dokumentet om det sker via e-post. Förmedla lösenordet via annat forum än e-post, det vill säga separera dokumentet och lösenord så att de hanteras i olika system. 

Här får du läsa mer om hur du skyddar ett dokument i olika format:

• Pdf
• Excel
• Word

Diarieföring

Ett e-signerat dokument är ett digitalt original. Det ska sparas digitalt utifrån anvisningar i Dokumenthanteringsplanen. Det är viktigt att omgående spara den e-signerade handlingen i diariet, eller det system som dokumenthanteringsplanen anger. Då stärks skyddet för innehållet och underskriften och dokumentet blir lätt att hitta. Läs nedan om vad som gäller för de olika dokumenten. 

Dokumenthantering | Medarbetarwebben (lu.se)

Viktigt att tänka på

• Format
  • Dokument som ska e-signeras ska vara i formaten pdf eller xml.
• Kombinera inte 
  • Du kan inte kombinera e-signatur och vanlig signatur, det är antingen eller.
  • Undvik att skriva ut ett e-signerat dokument för att spara det. Då försvinner möjligheten att validera underskrifterna. Det blir en kopia av handlingen, skriv i så fall på handlingen att det är en kopia. Gör det tydligt för en annan part vilket som är originalet.  
  • Blanda inte signeringar från olika underskriftstjänster eller e-underskrifter och underskrifter med penna på papper. Du måste välja ett för att det ska vara giltigt.  Vid Lunds universitet ska eduSign användas.
• Diarieföring eller sparas i ordnade former
  • Det digitala originaldokumentet ska skyndsamt diarieföras, i vissa fall sparas i för handlingen avsett system eller sparas i ordnade former.
• Studenter och andra externa parter inom LU
  • Studenter och andra externa parter måste skapa ett eduID-konto för att kunna signera dokument. 
  • Du skapar ett eduID på eduID
• Inga funktionsadresser
  • Det går inte att använda sig av så kallade funktionsadresser för att signera ett dokument. Det måste gå direkt till en anställd som verifierar med sitt Lucat-ID.
• Validering av redan signerade dokument
  • När du använder Adobe Acrobat Reader för att validera ett signerat dokument kan det stå att signaturen inte är verifierad och att signerarens identitet är okänd. 
  • Du får detta meddelande eftersom dokument undertecknade med eduSign inte går att validera i Adobe Acrobat Reader. Du kan bara validera dokumentet genom att använda valideringstjänsten för eduSign. 

HR-administrativa flöden där e-signering kan tillämpas

Bilden visar de flöden som kräver signering och flöden för de som blir involverade samt var dessa ska förvaras. Det är inte alla som är lämpliga att använda sig av digital signering, de ser du kursiverat. Läs även kommentarerna där vi rekommenderar viss hantering.

Klicka på den rosa bilden i högerspalten med mer information om flöden och om dokument lämpar sig att signeras. 

I följande dragspel kan du se hur de olika dokumenten kan hanteras och vilka som är lämpliga för e-signering .