Steg 1: Uppstart och ansvarsfördelning
Process för HR
På denna sida finns stöd och information för HR-funktioner, om steg 1 i rekryteringsprocessen för TA-personal och forskare.
Innehåll på sidan:
Ansvarsfördelning
Vid en rekrytering är det prefekt/motsvarande som har det yttersta ansvaret. Själva genomförandet av rekryteringen kan dock ligga på någon annan, exempelvis avdelningschef, forskargruppschef eller liknande. HR-funktionen är med i rekryteringen som administrativt, arbetsrättsligt och professionellt rekryteringsstöd.
HR-funktionen
HR-funktionen är ett stöd till verksamheten under rekryteringsprocessen och ser till att universitetets rekryteringsprocess följs. HR-funktionen ser även till att lagar, regler och Lunds universitets policys och riktlinjer gällande rekrytering följs. HR- funktionen ser till att följande moment genomförs professionellt:
- Kravprofilen, ska tydligt beskriva de kompetenser och kunskaper som krävs för anställningen och vara utarbetad efter kompetensbaserad metod
- Utlysning, ska vara attraktiv för de sökande och visa upp Lunds universitet på ett bra sätt
- Urval, ska göras enligt förtjänst och skicklighet och vara icke diskriminerande
- Intervju, ska vara professionellt genomförd enligt kompetensbaserad rekryteringsmetod
- Dokumentation, ska ske i rekryteringssystemet i enlighet med universitetets dokumenthanteringsplan. Vara noga med att skilja på arbetsmaterial och dokumentation som ska diarieföras i rekryteringssystemet.
Vid Lunds universitet används kompetensbaserad metod vid rekrytering. Har du inte gått utbildning så ansöker du i Kompetensportalen
Rekryteringsgrupp
HR-funktion ska vara ett stöd till verksamheten vid bildandet av rekryteringsgrupp. Hur många ska vara med? Saknas det en specialist? Ge stöd till gruppen genom att använda kompetensbaserad rekryteringsmetod under hela processen samt genom att använda de mallar och checklistor som finns.
Behovsanalys
Vid behovsanalysen bör HR-funktionen hjälpa verksamheten att se över sitt behov i ett större perspektiv. Kommer det att ske förändringar i personalgruppen inom den närmaste framtiden som bör beaktas redan nu? Hur ser ekonomin ut? Kan man lösa behovet utan att anställa (omplacering, strukturera om arbetsuppgifter, företrädesrätt mm)?
När en rekrytering innebär internationellt samarbete med andra universitet, finansiärer eller andra partners bör även regelverket kring Globalt ansvarfullt engagemang beaktas genom att fylla i checklistan för globalt ansvarsfullt engagemang.
Checklista för globalt ansvarsfullt globalt engagemang (Medarbetarwebben)
Ladda ner mall för behovsanalys på sidan Blanketter och mallar, avsnittet Rekrytering
Omplaceringsutredning och företrädesrätt
I enlighet med 7 § 2 st LAS och 15 § 1 st LAS ska ansvarig verksamhet undersöka om det finns någon anställd vid universitetet under omplacering samt ta ställning till eventuella företrädesrätter innan utlysning sker. Omplaceringsbehovet går före företrädesrätten.
Innan utlysning sker går HR-funktionen för första gången igenom följande steg:
- HR-funktionen ser över omplaceringsbehovet vid universitetet.
- HR-funktionen ser via rekryteringssystemet över de som har företrädesrätt till ökad omfattning.
- HR-funktionen ser via rekryteringssystemet över de som har företrädesrätt. Om det inte finns någon lämplig här går man vidare med eventuell annonsering.
Anställda i behov av omplacering och företrädesberättigade beaktas under hela rekryteringsförfarandet. HR-funktionen ska se över dessa ända fram till anställningsbeslutet vinner laga kraft
Tidplan
Hur lång tid en rekrytering tar är svårt att säga då det helt beror på hur lätt/svårt det är att hitta lämpliga kandidater samt vilken tid som läggs på att förbereda rekryteringen. Hjälp verksamheten att lägga upp en tidplan över rekryteringsprocessen där det tydliggörs vem som gör vad och när.
Ladda ner mall för tidplan på sidan Blanketter och mallar, avsnittet Rekrytering
Gå direkt till steg 2 i processen: Steg 2: Kravprofil och annonsering | HR-webben
Kontakt
För att få stöd i rekryteringsprocessen kontaktar du i första hand din närmaste HR-partner på institution/avdelning eller fakultet/motsvarande.
Via sektionen HR:s ärendehanteringssystem går det också att, utifrån din roll i HR-arbetet, ställa frågor till sektionen HR. Ärendehanteringssystemet nås via högerspalten på sidan nedan:
Hitta rätt HR-stöd och information
Ditt HR-stöd
HR-stödet ser olika ut vid olika delar av universitetet vilket innebär att HR-stödet kan sitta på avdelningsnivå, institutionsnivå eller kanslinivå.
Om du inte vet vem ditt närmaste HR-stöd är, kontakta HR-ansvarig vid ditt kansli/motsvarande.