1 Förbereda – ansvarsfördelning, jäv, behovsanalys och kravprofil
Genvägar:
- Processkarta
- Ansvaret fördelas mellan chef och lärarförslagsnämnd
- Behovsanalysen lägger grunden för kravprofil och annons
- Pröva omplacering och företrädesrätt under hela processen
- Rekrytering tar lång tid, ta med det i beräkningen
- Kravprofilen avgör vad som är kvalifikationer, meriter och skicklighet
- Fakulteternas lärarförslagsnämnder
Processkarta
Ladda ner processkartan (JPG 291 kB, ny flik).
Ansvaret fördelas mellan chef och lärarförslagsnämnd
Initiativet till att rekrytera en biträdande lektor, universitetslektor eller professor kommer oftast från verksamheten, men det kan skilja sig åt mellan fakulteterna. Här utgår vi från de fakulteter där prefekt/rekryterande chef är mer eller mindre del av rekryteringsprocessen.
Lärarförslagsnämnden ansvarar för processens genomförande. Lärarförslagsnämnden har en HR-/personalfunktion kopplad till sig, i denna text kallas den för HR LFN, som ansvarar för till exempel hanteringen i rekryteringssystemet. Om du som rekryterande chef är jävig, eller tidigt ser en risk för att du kan bli jävig, ska du ta upp det med LFN och med din chef. Då ska din chef ersätta dig i rekryteringen, under förutsättning att hen inte är jävig.
Beslut om att en rekrytering ska genomföras kan fattas på olika sätt på fakulteterna, men är det en professor som ska rekryteras är det alltid universitets rektor som beslutar om att rekryteringen får genomföras. På de olika fakulteterna finns olika arbetsgång i processen och rekryterande chef eller prefekt är med i olika omfattning.
Ibland används rekryteringskommitté eller beredningsgrupp
Lärarförslagsnämnden kan besluta att bilda en rekryteringskommitté eller en beredningsgrupp vid olika tidpunkter i processen. Rekryterande chef kan ingå i en sådan grupp. Även andra representanter från institutionen, till exempel ämneskunnig, kan ingå. Läs mer i Anställningsordning för Lunds universitet.
Det är viktigt att diskutera och hantera eventuella jävsituationer som kan uppstå under rekryteringen.
- Läs mer om jäv i samband med rekrytering
- Läs mer i Lunds universitets anställningsordning som finns att ladda ner i högerspalten.
Behovsanalysen lägger grunden för kravprofil och annons
Det är dags att sätta igång en rekryteringsprocess när du som chef ser att ett ämnesområde utökas, det finns ett större behov av undervisning, någon som slutar behöver ersättas, att en viss kompetens saknas eller liknande eller om det är planerat i fakultetens/institutionens kompetensförsörjningsplan.
Första steget är att ta fram en behovsanalys av nuvarande och framtida personalbehov. Beroende på vilken fakultet du tillhör kan det vara du, med stöd av andra på institutionen och av HR, som gör behovsanalysen tillsammans. Använd fakultetens mall för behovsanalys. Du ska alltid börja arbetet i de strategiska ställningstaganden som finns i fakultetens eller institutionens kompetensförsörjningsplan.
Undersök om behovet går att uppfylla med de anställda som redan finns inom organisationen eller om en ny anställning behöver utlysas. Om det finns behov av att utlysa en ny anställning ska det finnas ekonomiska förutsättningar för detta under hela anställningen.
Pröva omplacering och företrädesrätt under hela processen
Inför varje rekrytering ska du som chef med stöd från din närmsta HR-/personalfunktion eller personaladministratör gå igenom kompetenserna hos de personer som finns på företrädeslistan samt eventuella omplaceringar inom organisationen. Detta kan betyda att det inom LU redan finns anställda eller före detta anställda med tillräckliga kvalifikationer för anställningen. Du kan då anställa någon utan att behöva annonsera. Lärarförslagsnämnden ska ändå kontaktas.
Innan utlysning ska institutionens eller fakultetens HR-/personalfunktion först gå igenom följande steg:
- HR-/personalfunktionen ser över omplaceringsbehovet vid universitetet.
- HR-/personalfunktionen ser via rekryteringssystemet över de som har företrädesrätt till ökad omfattning.
- HR-/personalfunktionen ser via rekryteringssystemet över de som har företrädesrätt. Om det inte finns någon lämplig här går man vidare med eventuell annonsering.
Ni ska stämma av mot omplaceringsbehov och företrädesrätt löpande under rekryteringsprocessen fram till dess att beslut om anställning har fattats.
Rekrytering tar lång tid, ta med det i beräkningen
När en rekrytering går genom lärarförslagsnämnden är det svårt för dig som rekryterande chef att styra tidplanen. Du kan göra en grov uppskattning av när du och institutionen kan behöva göra insatser. På några fakulteter är det institutionerna som arrangerar urvalsdagar, medan det på andra är lärarförslagsnämnden som håller i det.
Hur lång tid en rekrytering tar, från behov till dess att personen är på plats, är svårt att säga. En rekrytering som hanteras av lärarförslagsnämnden har många steg och varje steg kan ta olika lång tid.
De flesta stegen tar längre tid än vid rekrytering av T/A-personal, till exempel är annonseringstiden minst fyra veckor, men i normalfallet är den snarare 6-8 veckor. För sakkunnigförfarandet får man räkna med minst en till tre månader.
Rekryteringen styrs också av hur ofta lärarförslagsnämnden har möten och om beslut om anställning ska fattas av dekan eller av rektor för universitetet. Vid internationell rekrytering behövs det även räknas in tid för eventuella uppehållstillstånd, flytt och så vidare.
Kravprofilen avgör vad som kan räknas som kvalifikationer, meriter och skicklighet
Kravprofilen är viktig som utgångspunkt för rekryteringen. Det är vad ni skriver i kravprofilen som bestämmer vem som i slutändan bedöms som mest meriterad och skicklig. Det är viktigt att tydligt skriva fram vilka kvalifikationer som måste uppfyllas (behörighet) och vilka kvalifikationer som är meriterande. För att inte diskriminera någon tänkbar sökande är det även viktigt att kraven är sakligt motiverade utifrån de arbetsuppgifter som ska göras.
Lärarförslagsnämndens mall för kravprofil ska alltid användas och innehållet ska ge en tydlig beskrivning av bland annat
- verksamheten som den anställda ska befinna sig i,
- arbetsuppgifter som den anställda ska utföra,
- ansvarsområden som den anställda ska ha,
- krav på utbildning, erfarenhet, kunskap och kompetenser som krävs för att utföra arbetsuppgifterna.
Utgå alltid ifrån behovsanalysen när du skapar kravprofilen. Kravprofilen bör utgå från ett kompetensbaserat förhållningssätt. Läs mer under kursen Kompetensbaserad rekrytering i Kompetensportalen.
Granska dig själv kritiskt i arbetet – är det du skriver sakligt grundat? Det kan vara bra att få input från exempelvis specialister, kollegor eller andra som är berörda av rekryteringen.
Kravprofilen ska godkännas av lärarförslagsnämnden eller annan behörig på fakulteten. Kontakta HR LFN för mer information.
Fakulteternas lärarförslagsnämnder
Kontakt
Kontakta din fakultets lärarförslagsnämnd om du har några frågor.
Anställningsordning med länkar till regelverk
Lunds universitets anställningsordning med länkar till regelverk rörande anställning (PDF, ny flik)
OBS! Punkterna under de blåa meningarna "På HR-webben finner du de viktigare bestämmelserna inom området" som finns under vissa stycken i PDF-dokumentet ovan är klickbara länkar - även om det inte ser ut så.