Steg 2: Kravprofil och annonsering

Innehåll på denna sida:

• Kravprofil
• BESTA- och SNI-koder
• Annonsera – informera om ledig anställning
• Urvalsfrågor
• Undantag från utlysningsskyldigheten
• Informationskanaler

Kravprofil

Kravprofilen ligger till grund för utlysningen och är vägledande genom hela rekryteringsprocessen. Det är utifrån formuleringen i kravprofilen och utlysningen som valet av kandidat ska motiveras.

Vid framtagning av kravprofilen är HR-funktionen ett viktigt stöd till verksamheten. Utgå ifrån behovsanalysen och överväg om det finns parter utöver rekryteringsgruppen som kan vara viktiga att ha med här. Det kan vara specialister, kollegor eller chefer som kan tillföra viktig information.

Vid framtagning av kravprofilen är det viktigt att definiera vad som är krav och vad som är meriterande. Kraven är de kunskaper och kompetenser som är nödvändiga för att kunna utföra arbetsuppgifterna. Meriterande är sådant som är fördelaktigt om kandidaten har med sig, men som inte är ett krav. För att undvika diskriminering är det även viktigt att tänka igenom om kraven är motiverade utifrån arbetsuppgifterna.

Kravprofilen ska innehålla en tydlig beskrivning av:

• verksamheten som den anställda ska befinna sig i
• arbetsuppgifter som den anställda ska utföra
• ansvarsområden som den anställda ska ha
• kvalifikationskrav och meriter avseende utbildning, erfarenhet, kunskap och kompetenser hos den anställda.

Kunskap kan definieras som inlärda teoretiska förmågor eller fakta inom ett ämnesområde. Kompetens kan definieras som förmågor att utföra en uppgift genom att tillämpa färdigheter och förhållningssätt.

Använd metoden för kompetensbaserad rekrytering för att stödja verksamheten i arbetet med att formulera kompetenser och färdigheter. Stödmaterial för detta finns i rekryteringssystemet. 

Mall för kravprofil finns att ladda ner på sidan HR-blanketter och mallar

BESTA- och SNI-koder

Vid framtagning av kravprofil är det HR-funktionen som ansvarar för att anställningen har korrekt kodning vad gäller BESTA- och SNI-koder. BESTA är ett system för att gruppera statliga befattningar efter innehåll och svårighetsgrad.

Bakom BESTA står avtalsparterna inom Arbetsgivarverkets område. SNI-koderna används för statistik och beskriver den verksamhet som bedrivs.

• Läs mer om BESTA-koder
• Läs mer om SNI-koder på Statistiska centralbyråns webbplats

Annonsera – informera om ledig anställning

Utlysningen ska baseras på kravprofilen och ska utformas på ett tydligt och mätbart sätt. HR-funktionen är ansvarig för utformningen av utlysningen i samråd med verksamheten. En välskriven och tydlig utlysning ökar chansen att få in ”rätt” kandidater samt ett hanterbart sökfält. Använd kompetensbaserad metod och formulera utlysningen så att den tilltalar de sökande. I rekryteringssystemet under ”Dokument” finns stödmaterial och  exempel på annonser som är bra att utgå ifrån.

Annonsen skapas i rekryteringssystemet av ansvarig HR-funktion. Annonsen ska alltid

• annonseras på universitetets och Arbetsförmedlingens hemsida, enligt Förordning om statliga platsanmälningar ,
• utlysas minst två veckor enligt förvaltningslagen,
• annonseras på svenska, enligt 10 § Språklagen ,
• ha kontaktuppgifter till chef eller HR (det ska alltid finnas någon de sökande kan kontakta under ansökningsperioden, det kan därför vara olämpligt att utlysa under semestertider), 
• vid anställningar som innehåller forskning utlysas på engelska via Euraxess.

Utlysningen bör:

• ha en engelsk översättning.

Urvalsfrågor

I rekryteringssystemet finns möjlighet att använda urvalsfrågor. Urvalsfrågor förenklar urvalsarbetet och är ett effektivt sätt att hantera en rekrytering med många sökande. De ger en snabb överblick över hur många av kandidaterna som uppfyller kvalifikationerna. I rekryteringssystemet finns flera olika former av urvalsfrågor. 

Läs mer om vilka frågor som kan vara lämpliga för din rekrytering, i rekryteringssystemet.

Undantag från utlysningsskyldigheten

Även om huvudregeln är att en myndighet ska utlysa/informera om lediga anställningar finns ett fåtal undantag från denna skyldighet:

• när arbetstagare omplaceras (7 § LAS)
• vid anställning av någon som har företrädesrätt till återanställning
• vid anställning av någon som omfattas av Trygghetsstiftelsens åtgärder.

Läs mer om undantag från utlysning i Högskoleförordningen

Observera att det inte finns några undantag för anställningar kortare än 6 månader och att vikariat som förnyas (till exempel för att den ordinarie innehavaren beviljats ytterligare ledighet) är en ny anställning där arbetsgivaren måste beakta de regler som gäller avseende till exempel skyldigheten att informera om lediga anställningen och rätten att överklaga anställningsbeslutet.

Informationskanaler

HR-funktion bör vara ett stöd till verksamheten när det kommer till vilka ytterligare informationskanaler som kan vara lämpliga vid en rekrytering. Fundera över hur och var målgruppen ska nås. Är målgruppen aktivt sökande eller måste vi söka upp den, vad attraherar målgruppen och vilken budget finns för övrig utlysning? 

Det finns flera annonseringstjänster som går att använda vid LU och de flesta kan nås via rekryteringssystemet. Vid annonsering i kanaler utanför rekryteringssystemet ska upphandlad annonsförmedlare användas. Läs mer på sidan om annonseringstjänster:

Annonseringstjänster) 

Annonsering som medför extra kostnader betalas av berörd verksamhet.

Gå direkt till steg 3 i processen: Steg 3: Urval | HR-webben