Utvecklingssamtal

Innehåll på sidan:

• Om utvecklingssamtal
• Delat ansvar för verksamhetsutveckling
• Ansvar för utvecklingssamtal
• Förberedelse, genomförande och uppföljning
• Årscykel för utvecklingssamtal

Om utvecklingssamtal

Du som chef ansvarar för att utveckla verksamheten så att den bidrar till att Lunds universitets strategiska mål uppfylls. Genom utvecklingssamtalet tar du som chef och dina anställda ett gemensamt ansvar att skapa goda förutsättningar för en väl fungerande verksamhet.

Utvecklingssamtal är ett förberett samtal mellan en anställd och närmaste chef som syftar till att utveckla både verksamheten och den enskilda individen. Vid utvecklingssamtalet ska såväl verksamhetens som den anställdes övergripande mål tydliggöras och kartläggas och därtill konkretisera den anställdes kompetensutvecklingsbehov. Samtalet ska beröra hela arbetssituationen med en långsiktig inriktning innehållandes återkoppling, utvärdering och planering. 

Utgångspunkten ska vara verksamhetens inriktning, strategi, mål, villkor, förutsättningar och behov av kompetens samt den anställdes arbetssituation, prestation och framtidsplaner. Även trivsel och samarbets- och relationsfrågor samt ledarskapet (i allmänhet) kan diskuteras. 

Chefen och den anställde ska följa upp resultat och arbetsprestationer, tydliggöra mål och förväntningar, diskutera utvecklings- och utbildningsbehov, den anställdes arbetssituation, ansvarsfördelning och samarbete. 

Det är även viktigt att det sker kontinuerlig uppföljning av samtalet under tiden fram till nästa års samtal, till exempel vid uppföljningssamtal inför lönerevision men även vid andra tillfällen.

Utvecklingssamtalet ska leda till att en individuell handlingsplan sammanställs eller uppdateras för den anställde. Erfarenheter, idéer och planer från planen ska kunna bidra till  verksamhetens övergripande förändrings- och utvecklingsarbete.

Delat ansvar för verksamhetsutveckling

Syftet med utvecklingssamtalet är att skapa goda förutsättningar för en väl fungerande verksamhet som bidrar till Lunds universitets strategiska mål. Genom att skapa delaktighet och inflytande i verksamhetsplaneringen vill universitetet stimulera till väl motiverade anställda som gemensamt med arbetsledningen kontinuerligt kommunicerar och planerar verksamhetens mål och strategier samt den egna arbetsgruppens uppdrag. 

Ansvar för utvecklingssamtal

Chefen och den anställde har ett gemensamt ansvar för 

• att på ett konstruktivt sätt delta i samtalet och dela med sig av erfarenheter, tankar och behov. 
• samtalets innehåll och kvalitet, och för att förbereda sig inför samtalet. Samtalet ska ta sin utgångspunkt i föregående års samtal. 

Prefekt/motsvarande ansvarar för att utvecklingssamtal genomförs vid verksamheten. Själva genomförandet ska ske mellan närmsta chef och anställd. Den person som håller utvecklingssamtalet ska vara lönesättande chef som känner till och kan påverka den anställdes arbetssituation. Chefen ska ha befogenheter att besluta om vad man kommer överens om i samtalet och ekonomiska resurser att genomföra detsamma. 

För doktorander bör någon annan än handledaren hålla samtalet. I det fall där handledaren samtidigt är närmaste chef med personalansvar kan handledaren hålla samtalet men rekommendationen är att till exempel prefekt eller studierektor då håller i samtalet. Det är viktigt att doktoranden kan prata om sin arbetsmiljö och hur handledningen fungerar med någon annan än handledaren. 

Förberedelse, genomförande och uppföljning

Framgångsrika utvecklingssamtal består av tre faser – förberedelse, genomförande och uppföljning.

I vänstermenyn finns vägledning om hur ett utvecklingssamtal ska genomföras. 

Årscykeln för utvecklingssamtal

Rekommendationen är att hålla utvecklingssamtalen under januari – mars varje år, detta för att följa lönebildningsprocessen. Oavsett om lönesamtalet/det lönesättande samtalet sker enligt tidsplan så är det viktigt att hålla utvecklingssamtalen som planerat. 

Tänk på att dokumentera såväl utvecklingssamtal som lönesamtal/lönesättande samtal. Stödmaterial för utvecklingssamtalet innefattar både en mall för att dokumentera den anställdas individuella mål och plan för kompetensutveckling och ett samtalsstöd för både chef och anställd att utgå ifrån. Länk till sidan Blanketter och mallar där mallarna finns, finns i högerspalten.