Uppgiftsfördelning och ansvar

Innehåll på sidan:

• Övergripande ansvar för arbetsmiljö och brandskydd
• Ansvar vid fördelning av uppgifter
• Giltighetstid 
• Genomförande av uppgiftsfördelning
• Dokumentation 
• Uppföljning av uppgiftsfördelning
• Returnering av uppgift
• Fördelning av uppgifter från dekan/motsvarande 
• Fördelning av uppgifter från prefekt/motsvarande
• Diarieföring

Övergripande ansvar för arbetsmiljö och brandskydd

Rektor för Lunds universitet har som myndighetschef det övergripande ansvaret för att arbetsmiljön och brandskyddet uppfyller kraven enligt gällande lagstiftning. 

Rektors ansvar kan inte fördelas vidare men rektor kan fördela uppgifter kopplade till arbetsmiljöansvaret till chefer, arbetsledare eller andra arbetstagare.

Ansvar vid fördelning av uppgifter 

Uppgiftsfördelningen innebär ett operativt ansvar för den som blir tilldelad en uppgift. Med arbetsmiljöansvar avses en skyldighet att vara aktiv och vidta åtgärder för att undanröja eller minska risker för ohälsa och olycksfall i arbetet.

Vid all uppgiftsfördelning är det viktigt att omfattningen av de fördelade uppgifterna är anpassade efter vilken roll och förutsättningar mottagaren har att utföra dessa. Den som tilldelas uppgifter i arbetsmiljöarbetet, oavsett om det är en chef eller enskild anställd, ska ha kunskaper, befogenheter och andra förutsättningar att lösa sina uppgifter. 

Den som fördelar uppgifterna ansvarar alltid för att följa upp fördelade uppgifter och säkerställa att mottagaren har förutsättningar att utföra uppgifterna. Om du som chef fördelar uppgifter till en enskild anställd (till exempel att ansvara för ett kemikalieförråd) ingår dessa uppgifter i den anställdes arbetsuppgifter medan arbetsmiljöansvaret ligger kvar på dig som chef.

Giltighetstid 

Uppgiftsfördelning gäller tillsvidare, dock längst till det datum som uppgiftsmottagaren innehar nuvarande uppdrag/anställning och har förutsättningar att utföra uppgifterna. Om någon av parterna lämnar sitt uppdrag/anställning ska uppgiftsfördelningen uppdateras. 

Genomförande av uppgiftsfördelning

Den som fördelat uppgifter till någon annan behöver gå igenom och vad uppgiftsfördelningen innebär. Utgå ifrån aktuell mall för uppgiftsfördelning. Nedanstående bör behandlas:
a)  Vilka uppgifter som fördelas och vad dessa innebär
b)  Vilka befogenheter mottagaren har för att fatta beslut rörande fördelade uppgifter
c)  Vilka resurser mottagaren har för genomförande av uppgifter (budget, personal, utrustning och tid)
d)  Vilka kunskaper och kompetens mottagaren har om fördelade uppgifter. 
e)  Information om hur mottagaren ska agera om förutsättningarna att lösa en uppgift brister 
f)   Information om var universitetets regler, rutiner och stödmaterial finns tillgängligt
g)  Hur uppföljning av uppgiftsfördelningen ska ske samt vilka resultat som förväntas återkopplas

Dokumentation

Aktuell mall för uppgiftsfördelning ska förberedas och fyllas i digitalt med aktuella uppgifter innan de undertecknas.

I mallen ”Vidarefördelning av uppgifter inom arbetsmiljö- och brandskyddsarbete” markeras vilka uppgifter som fördelas. Vid behov av att lägga till uppgifter eller behov av förtydliganden kring fördelade uppgifter används anteckningsfältet i mallen. Vid behov får lokala bilagor till uppgiftsfördelningsdokumentet tas fram för att förtydliga och specificera fördelade uppgifter.

Parterna undertecknar och behåller varsitt original av dokumentet. 

Ärendemening vid diarieföring: Fördelning av uppgifter inom systematiskt arbetsmiljöarbete och systematiskt brandskyddsarbete på (fakultet/institution/motsvarande) giltig från (ÅÅÅÅ-MM-DD). Mottagaren av uppgifterna läggs som motpart i ärendet.

Ladda ner mallar för uppgiftsfördelning, på svenska och engelska, på sidan Blanketter och mallar.

Uppföljning av uppgiftsfördelning

Uppföljning mellan uppgiftsfördelare och mottagare ska ske kontinuerligt, minst en gång om året. Det kan till exempel ske vid det årliga utvecklingssamtalet.

Returnering av uppgift

Om den som mottagit uppgifter inte kan lösa en specifik uppgift på grund av bristande förutsättningar ska denne snarast underrätta uppgiftsfördelaren. Uppgiftsfördelaren ska initiera dialog om orsaken till att uppgiften i fråga inte kan utföras och gemensamt med mottagaren planera hur förutsättningarna kan förbättras.

Om mottagaren trots detta inte har förutsättningar att hantera uppgiften kan uppgiften returneras till uppgiftsfördelaren. Ändras förutsättningarna för uppgiftsfördelningen kan arbetsuppgiften åter tilldelas.

Mall för returnering av uppgifter finns på sidan Blanketter och mallar.

Fördelning av uppgifter från dekan/motsvarande 

Dekan och övriga chefer direkt underställda rektor får för hela eller delar av sitt ansvarsområde fördela uppgifter inom verksamhetens systematiska arbetsmiljöarbete (SAM) och systematiska brandskyddsarbete (SBA) till prefekt/motsvarande. 

Vid uppgiftsfördelning vid institutioner som är gemensamma för flera fakulteter krävs samråd mellan berörda dekaner/motsvarande kring vilka uppgifter som fördelas och hur tillsyn ska ske. Uppgiftsfördelningen ska bekräftas av samtliga berörda.

Mall för vidarefördelning av uppgifter finns på sidan Blanketter och mallar.

Fördelning av uppgifter från prefekt/motsvarande 

Prefekter/motsvarande får för hela eller delar av sitt ansvarsområde vidarefördela uppgifter till direkt underställda chefer inom respektive enhet. Dessa får i sin tur, efter prefektens/motsvarandes godkännande, vid behov, vidarefördela uppgifter till direkt underställda arbetsledare eller medarbetare med uppgifter i SAM eller SBA. 

Mall för vidarefördelning av uppgifter finns på sidan Blanketter och mallar.

Diarieföring

Serie: STYR

• Ärendemening vid diarieföring: 
• Handläggare (ansvarig för registrering)
• Institution (motsvarande)
• Välj ärendetyp: 1.1.2 hantera strategisk verksamhetsstyrning
• Spara
• Skriv diarienummer på handlingen
• Scanna in handlingen i W3D3 när den är underskriven av alla parter
• Avsluta och ad acta ärende