Förberedelser inför utvecklingssamtal

Innehåll på sidan:

• Ett ledningsansvar
• Verksamhetsnivå
• Individnivå
  • Chefens ansvar
  • Den anställdes ansvar
• Särskilda frågeställningar:
  • Inför pensionsavgång eller annan planerad avgång,
  • vid föräldraledighet eller sjukfrånvaro,
  • vid ledighet för fackligt förtroendemannauppdrag,
  • vid annan tjänstledighet.

Ett ledningsansvar

Att organisera utvecklingssamtal är ett ledningsansvar som innebär att ett antal aktiviteter planeras inför genomförandet. 

På verksamhetsnivå

Utvecklingssamtal ska genomföras med samtliga anställda årligen. 

Vid behov, läs mer om vad som gäller inför pensionsavgång eller annan planerad avgång, vid föräldraledighet eller sjukfrånvaro, vid ledighet för fackligt förtroendemannauppdrag eller vid annan tjänstledighet. 

Den som ansvarar för att hålla i utvecklingssamtal ska vara lönesättande chef och det ska vara tydligt i verksamheten vem som håller utvecklingssamtal med vilka anställda. I de undantagsfall det inte är lönesättande chef som håller utvecklingssamtal ska detta vara diskuterat och plan för återrapportering till lönesättande chef finnas.

När en ny chef börjar sin anställning ska den överordnade chefen säkerställa den nya chefens kompetens avseende utvecklingssamtal och vid behov, sätta in kompetenshöjande insatser. Vid behov av stöd i utvecklingssamtal kontaktas verksamhetens HR-partner.

Följande bör diskuteras på institutionen/avdelningen/enheten.

Verksamhetsspecifika frågor 

Verksamhetsövergripande fokusområden, mål, prioriteringar, med mera, ska vara kommunicerade till cheferna så att dessa tas upp i utvecklingssamtalen.

Uppföljning

Planering för uppföljning av utvecklingssamtalet bör finnas för varje verksamhet. Exempelvis åtgärder för gemensamma planer i det systematiska arbetsmiljöarbetet, det systematiskt förebyggande arbetet mot diskriminering och gemensamma kompetensutvecklingsaktiviteter.

På individnivå

Att förbereda utvecklingssamtalet är ett ansvar för både chef och anställd och har som syfte att uppnå hög kvalitet på samtalet.

Chefens ansvar

• I god tid informera om samtalet där tidplan och frågeområden beskrivs. Fokusera på frågor som du som chef eller ledningen anser vara prioriterade. och använd med fördel det stödmaterial som finns. Be de anställda ge förslag och informera chefen i förväg om andra frågor som de anställda anser vara av vikt att samtala om under samtalet.
• Boka tid och neutral plats för samtalet och avsätt tillräckligt med tid för varje samtal. Det är mindre lämpligt att hålla samtalet på chefens kontor. Avsätt mellan 45 och 90 minuter per samtal beroende på hur mycket som behöver diskuteras. Utvecklingssamtalet ska upplevas som positivt för både chef och anställd varför tillräcklig tid ska bokas.
• Följ upp tidigare års mål och kompetensutvecklingsplaner för att kunna ge återkoppling till respektive anställd om hur resultatet blivit av föregående års utvecklingssamtal.
• Fundera kring vilka mål som är viktiga för kommande år, både på individ- och verksamhetsnivå. 
• Fundera på vilken typ av kompetensutveckling som kan vara lämplig för respektive anställd inför kommande år beroende på till exempel nya och förändrade arbetsuppgifter och/eller  utökat ansvar. 
• Vid behov samla information från andra uppdragsgivare som exempelvis projektledare eller forskningshandledare, för att få en helhetsbild av personens uppdrag, prestation och arbetssituation.

Den anställdes ansvar

• Följa upp tidigare års utvecklingssamtal och gå igenom de mål och kompetensutvecklingsplaner som sattes då.
• Förbereda en beskrivning av sin arbetssituation.
• Förbereda egna mål och uppdrag samt behov av konkreta aktiviteter och utveckling för att kunna utföra sitt uppdrag och nå målen. 
• Det är viktigt att både chef och anställd kommer förberedda till utvecklingssamtalet så att samtalet upplevs som jämlikt. Utvecklingssamtalet handlar inte om att chef ska tala om för den anställda vad som kommer ske det kommande året. Tanken är att chef och anställd gemensamt genom dialog ska planera det kommande året utifrån de övergripande mål som finns. 

Särskilda frågeställningar 

• Inför pensionsavgång eller annan planerad avgång,
• vid föräldraledighet eller sjukfrånvaro,
• vid ledighet för fackligt förtroendemannauppdrag,
• vid annan tjänstledighet.

Inför pensionsavgång eller annan planerad avgång 

När en anställd ska avsluta sin anställning för pension eller av annan orsak är det viktigt att i god tid göra upp en plan för överföring av kompetens och arbetsuppgifter som den anställda ansvarar för. Tänk på att olika befattningskategorier kan ha olika lång uppsägningstid som beror på anställningstid eller lokalt kollektivavtal. 

• Identifiera vilka arbetsuppgifter den anställda har och för en gemensam dialog hur dessa bäst tas om hand om inför avgången. 
• Identifiera arbetsgrupper och andra ansvarsområden som den anställda har och befinner sig i för att det ska kunna tas om hand om på ett bra sätt. 

Vid föräldraledighet eller sjukfrånvaro

När en anställd antingen är föräldraledig eller har en längre pågående sjukskrivning ska den anställda erbjudas ett utvecklingssamtal. Om den anställda inte önskar hålla samtalet under pågående föräldraledighet eller sjukfrånvaro hålls samtalet med fördel i anslutning till att den anställda återgår i tjänst. 

Vid dessa tillfällen kan det vara bra att föra samtal om uppdraget som den anställda ska ha vid återgång till arbetet och vilket stöd och kompetensutveckling den anställda har behov av. 

Vid ledighet för fackligt förtroendemannauppdrag 

När en anställd har ett pågående uppdrag som facklig förtroendeman antingen på heltid eller deltid, kvarstår anställningen som den anställda tillfälligt är ledig ifrån. Anställda som tillika är fackliga förtroendemän ska ha utvecklingssamtal med sin ordinarie chef och då bör samtalet handla om hur den anställda kan bibehålla kontakten med arbetsplatsen samt upprätta en plan för återgång till arbetet som kan aktualiseras när den anställda återgår i tjänst. 

För en anställd som är facklig förtroendeman under en längre tid och i stor omfattning är det viktigt att bibehålla kontakt med arbetsplatsen och upprätthålla viss kompetens. Detta för att säkerställa att den anställda inte hamnar i en sämre sits än vad den anställda skulle ha gjort om hen inte haft det fackliga förtroendemannauppdraget. 

Vid annan tjänstledighet 

En anställd som beviljats tjänstledighet av annan orsak än ovan har rätt till utvecklingssamtal i samband med återgång till ordinarie tjänst.