Hantera semester

Innehåll på sidan:

• Allmänt om semester
• Förläggning av semester
  • Lärare
  • Doktorander
  • T/A-personal
• Checklistan för semesteruppföljning
• Semester för anställda med koncentrerad arbetstid
• Om ni inte är överens om semesterns förläggning
• Sparade semesterdagar
• Sjukdom eller behov av annan ledighet under semester
• Enskild överenskommelse om att avstå semestertillägg till förmån för tre lediga dagar (Saco/S)

Allmänt om semester

Semesterlagen syftar främst till att ge alla anställda möjlighet till betald ledighet för vila och rekreation. Lagen innehåller tre förmåner: semesterledighet, semesterlön och semesterersättning.

Alla anställda i Sverige har rätt till 25 semesterdagar, det vill säga fem veckors semester. Statligt anställda har genom Villkorsavtalen fler än 25 semesterdagar samt rätt till betald semester redan första året som anställda.

Det är åldern som avgör hur många semesterdagar en anställd har rätt till:

• 28 dagar till och med året man fyller 29 år.
• 31 dagar från och med det året man fyller 30 år.
• 35 dagar från och med det året man fyller 40 år.

Intjänandet av antalet betalda semesterdagar är relaterat till arbetstagarens anställningstid under intjänandeåret. Intjänandeåret är det år en anställd tjänat in sin semester. Semesteråret är det år en anställd har rätt att ta ut intjänad semester. Inom universitetet är kalenderåret både intjänandeår och semesterår.

Information om bokföring av semesterkostnader med mera (Löpande semesterkostnad, Ekonomiwebben)

Nyanställdas rätt till semester och ledighet

En nyanställd har rätt till betald semester redan första året som anställd men antalet betalda semesterdagar minskar ju senare på året anställningen påbörjas. En anställd som inte tjänat in full årssemester har rätt till ytterligare (obetald) semester med så många dagar att den sammanlagda semestern för året uppgår till fem veckor.

Påbörjas anställningen den 1 september eller senare har den anställde rätt till fem dagars ledighet. Ledigheten kan alltså vara betald eller obetald beroende på hur många semesterdagar som tjänas in under året.

Tänk på att viss frånvaro reducerar antalet semesterdagar. Ta hjälp av din närmaste HR-funktion i denna fråga. 

Förläggning av semester

Du som chef är ytterst ansvarig för att semester för den anställde läggs ut och tas ut. Syftet med semester är att en anställd ska få möjlighet till vila och rekreation. Därför ska till exempel inte sjukdagar bytas mot semesterdagar.

Hela årssemestern ska förläggas under året om det inte finns särskilda skäl eller att den anställde önskar spara semester. En anställd som har rätt till fler än 20 betalda semesterdagar för ett kalenderår får spara en eller flera av de överskjutande dagarna till ett senare kalenderår. Minst 20 dagar ska alltså förläggas.

Det är du som chef som bestämmer när semestern ska förläggas utifrån dina anställdas önskemål. 

Årscykler för semesterhantering

Sektionen HR har tagit fram ett universitetsgemensamt stöd i form av årscykler för semesterhanteringen under året. Det är viktigt att ha rutiner kring semester på varje arbetsplats.

Ta del av årscyklerna för hantering av semester för lärare respektive T/A-personal, i högerspalten på sidan.

Checklista för semesteruppföljning

Respektive verksamhet ska dokumentera hur detta följs upp och förklara eventuella avvikelser. Använd checklistan för semester som stöd för att kunna följa upp de anställdas semesteruttag under året. Du kan dokumentera din uppföljning genom att sätta datum när du har följt upp en åtgärd. I slutet finns det en lista på de vanligaste begreppen och hur du ska tolka dessa.

Ta del av checklistan i högerspalten på sidan.

Förläggning av lärares semester

Semester för lärare förläggs normalt under studenternas ferier eller annan undervisningsfri tid. Definitionen av lärare finns i Lunds universitets anställningsordning (finns att ladda ner i högerspalten).

Vid Lunds universitet regleras förläggningen av lärarnas semester i Lokalt avtal om arbetstid för lärare med flera vid Lunds universitet. Läs även 10 § i råd och anvisningar till arbetstidsavtalet för lärare (finns att ladda ner i högerspalten). 

Huvudregeln i avtalet är att hela årssemestern förläggs schablonmässigt i en följd med början måndagen som infaller efter midsommarhelgen såvida inte annat skriftligen överenskommits mellan prefekt och enskild arbetstagare. 

Semester enligt huvudregeln i arbetstidsavtalet för lärare

Enligt huvudregeln förläggs hela årssemestern schablonmässigt i en följd med början måndagen som infaller efter midsommarhelgen. Lärare tar alltså ut hela årets semester i en följd och behöver inte ansöka om semester. 

Semesteruttaget registreras i Primula av SSC. 

Semester enligt överenskommelse med prefekt/motsvarande

Arbetstidsavtalet medger att arbetsgivaren och enskild lärare kan komma överens om att förlägga hela eller delar av semestern till annan tid än schablonmässigt enligt huvudregeln samt att spara semester till ett senare år.

Om en lärare vill förlägga semester till annan tidpunkt ska läraren enligt avtalet underrätta prefekt/motsvarande om sitt önskemål senast tio arbetsdagar före önskat semesteruttag, dock senast den 30 april. Planering av hela årets semester görs vid detta tillfälle och en skriftlig överenskommelse görs sedan genom en beviljad semesteransökan. Semesteransökan görs av läraren via Primula. Ansökan avser all semester för året och måste vara beviljad i Primula senast den 31 maj. 

Ansökan om semester görs i Primula

Detta alternativ kan med fördel användas om en lärare behöver göra ett uppehåll i semestern för att till exempel delta i en konferens, utföra fältarbete eller liknande under en kortare period. 

Spara semester

Om en lärare vill spara semester gäller samma förfaringssätt som ovan, det vill säga att läraren underrättar prefekt/motsvarande om sitt önskemål att spara semester senast tio arbetsdagar före önskat semesteruttag, dock senast den 30 april. Planering av hela årets semester görs vid detta tillfälle och en skriftlig överenskommelse görs sedan genom en beviljad semesteransökan. Semesteransökan görs av läraren via Primula. Ansökan avser de dagar läraren önskar ta ut under innevarande år och måste vara beviljad i Primula senast den 31 maj. 

För att kunna spara semester måste följande kriterier vara uppfyllda:

• det finns en beviljad semesteransökan om minst 20 semesterdagar i Primula senast den 31 maj. Endast dagar utöver dessa kan sparas. 
• det totala antalet sparade dagar efter årets semesteransökan överstiger inte 30 dagar. Max 30 semesterdagar får sparas totalt.
• årsarbetstiden i innevarande års personalplan ökas med tid som motsvarar de sparade dagarna. För varje semesterdag som inte läggs ut ökar årsarbetstiden med åtta timmar och årsarbetstiden minskar på motsvarande sätt det år den sparade semestern tas ut.

Det finns en universitetsgemensam blankettmall för att dokumentera att kriterierna för att spara semester är uppfyllda och hur många dagar som sparas till ett senare år.

Ladda ner blankettmallen på sidan Blanketter och mallar.

Särskild reglering gällande överenskommelse om semester före midsommar 

Om en lärare gjort en överenskommelse med prefekt/motsvarande, har sökt semester enligt ovan och ansökan endast rör semesterdagar som tas ut före midsommar ska resterande årssemester förläggas schablonmässigt enligt huvudregeln i arbetstidsavtalet det vill säga resten av årets semester tas ut i en följd med början måndagen som infaller efter midsommarhelgen. Läraren behöver därmed inte ansöka om semester för de resterande dagarna.

Semesteruttaget registreras i Primula av SSC. 

Överenskommelse om att spara semesterdagar

Observera undantaget om det finns en överenskommelse mellan lärare och prefekt/motsvarande att årets huvudsemester (minst 20 dagar) ska tas ut innan midsommar och resterande dagar ska sparas till ett senare år.

I dessa fall måste arbetsgivaren informera SSC om detta, annars kommer resterande semester att läggas ut enligt huvudregeln i arbetstidsavtalet.

Även när semester som ska tas ut efter lärarnas semesterperiod har beviljats i Primula och resterande dagar ska sparas till ett senare år måste SSC informeras för att inte resterande semester ska läggas ut enligt huvudregeln i arbetstidsavtalet. Datumet för lärarnas semesterperiod räknas fram från måndagen efter midsommar och framåt och varierar därmed något från år till år.

SSC informeras företrädesvis genom att behörig företrädare för arbetsgivaren skickar in en kopia på blanketten för dokumentation att semester ska sparas (underskriven av lärare och prefekt/motsvarande) via SSC:s kundportal.

• Ladda ner blankettmallen på sidan Blanketter och mallar
• SSC Portalen – logga in dygnet runt
• Läs mer om hantering av lärarsemester i Primula 

Doktorander

Doktoranderna ansöker om semester i SSC Primula enligt de rutiner som gäller på arbetsplatsen. Både ur ett arbetsmiljöperspektiv och ur ett verksamhetsperspektiv är det viktigt att doktorander tar ut hela sin årssemester, företrädesvis efter midsommar då lärares semester normalt förläggs.

T/A-personal

För T/A-personal finns ingen automatik vad gäller semesterns förläggning. I stället ska arbetsgivaren lägga ut semester efter samråd med arbetstagaren. 

Rutin ska finnas hos respektive verksamhet för när önskemål om förläggning av huvudsemestern (på sommaren) ska ha inkommit, så att de anställda i nästa steg kan få besked om semesterns förläggning senast två månader innan semestrarnas start (gäller huvudsemester).

Semester ska läggas ut sammanhängande minst fyra veckor under juni, juli och augusti om man inte är överens om annat eller om det föreligger särskilda skäl.

Tänk på att även beakta eventuella föräldraledigheter i semesterplaneringen.

Semester för anställda med koncentrerad arbetstid

Med koncentrerad arbetstid menas att en anställd arbetar färre än fem dagar i genomsnitt per vecka, det vill säga har någon helt ledig dag under veckan.

För att den som endast arbetar vissa dagar i veckan inte ska få längre semesterledighet måste semesterdagarna räknas om. Detta görs automatiskt i SSC Primula i samband med ansökan om semester.

Beräkningen görs utifrån det schema som finns registrerat i SSC Primula och det är därför viktigt att den som arbetar koncentrerad deltid kontrollerar att schemat i SSC Primula är uppdaterat och överensstämmer med arbetstiderna. Eventuella ändringar i schemat meddelar den anställde själv via SSC:s kundserviceportal.

SSC Portalen – logga in dygnet runt

Om ni inte är överens om semesterns förläggning

Kontakta alltid närmaste HR-funktion på fakultet/motsvarande vid oenighet kring semesterns förläggning.

Sparade semesterdagar

Varje anställd som har rätt till fler än 20 betalda semesterdagar för ett visst kalenderår får spara en eller flera av de överskjutande dagarna till ett senare semesterår. En anställd får ha maximalt 30 sparade semesterdagar. Innan sparad semester kan tas ut måste innevarande års semesterdagar användas först.

Den som vill använda sparade semesterdagar måste meddela arbetsgivaren detta i samband med semesteransökan eller minst två månader i förväg.

Om en viss del av semestern på grund av särskilda skäl inte har kunnat läggas ut under året, omvandlas den till sparad semester. Om den outtagna semestern inte ryms inom de 30 dagar som får sparas, betalas semesterlön ut för det överskjutande antalet dagar. Detta innebär dock inte att en anställd får byta semesterledighet mot pengar.

Sjukdom eller behov av annan ledighet under semester

Om en anställd blir sjuk under pågående semester eller behöver vara ledig av annan anledning som är semesterlönegrundande enligt 17a – 17b § Semesterlagen ska den anställde utan dröjsmål (dock senast vid återgången i arbete efter semestern) meddela arbetsgivaren att den anställde vill få semestern utbytt mot sjukledighet eller annan ledighet. Detta regleras i 15 § Semesterlagen. Utbyte av semesterdag kan endast avse hel dag.

Enskild överenskommelse om att avstå semestertillägg till förmån för tre lediga dagar (Saco/S)

Under visa förutsättningar finns möjlighet att mellan arbetsgivare och arbetstagare (medlem i Saco-S eller oorganiserad) att teckna en överenskommelse om att avstå semestertillägg mot lediga dagar.