Steg 4: Antagning och anställning

Innehåll på sidan:

• Yttrande och erinran
• Antagning
• ID-kontroll och kontroll av uppehållstillstånd
• Beslut om anställning
• Återkoppling
• Introduktion
• Förnyad anställning

Yttrande och erinran

Yttrandet ska ge en klar uppfattning om hur urvalsprocessen gått till samt vilka kvalifikationer som varit avgörande i valet av kandidat. Yttrandet ska innehålla namnet på den som föreslås för antagning och anställning samt namnen på övriga kandidater som beaktats. 

En erinran ska sedan skickas ut via rekryteringssystemet till alla de sökande. Detta ska göras minst två veckor innan antagning får ske.

Ladda ner yttrrandemall för doktorand på sidan Blanketter och mallar, avsnittet Rekrytering

Antagning

När erinranstiden har gått ut ska doktoranden antas till forskarutbildningen. Antagningen ska ske i enlighet med universitetets antagningsordning för utbildning på forskarnivå samt de lokala antagningsprocesserna vid respektive fakultet/motsvarande. 

Vid antagning till utbildning på forskarutbildning ska alltid en riskbedömning göras i enlighet med anställningsordningens 4 kap.

Ladda ner antagningsordning för utbildning på forskarnivå (Regelverket, Medarbetarwebben)

Antagning ska alltid ske innan anställningsbeslut fattas.

Lönesättning

Lönesättning för doktorander ska ske i enlighet med fakultetens doktorandlönestege. Verksamhetens löneförslag ska stämmas av med relevant HR-funktion och sedan lämnas av lönesättande chef, enligt delegationsordningen på gällande fakultet/motsvarande. 

Löner får inte utlovas till kandidater innan de är godkända av prefekt/motsvarande och fakultet/motsvarande.

ID-kontroll och kontroll av uppehållstillstånd

Innan anställningsbeslut fattas ska alltid ID-kontroll göras på den som ska anställas för att verifiera identitet samt rätt att vistas och arbeta i Sverige. 

Den som ska anställas måste därför inkomma med kopia av giltigt ID (Pass eller internationellt ID-kort) samt eventuellt uppehållstillstånd. Detta hanteras i rekryteringssystemet av HR-stödet i samråd med rekryterande chef

Beslut om anställning

Det är viktigt att känna till att muntliga avtal gäller. Därför måste rekryterande chef och prefekt/motsvarande alltid stämma av med fakultet/motsvarande (oftast via HR-stödet) innan slutligt löfte om anställning och lön ges till kandidaten.

Anställningsbeslut utformas i Primula av HR-stödet i samråd med rekryterande chef.

Återkoppling

Det är viktigt att de kandidater som inte erhåller anställning vid Lunds universitet får ett positivt intryck av Lunds universitet som arbetsplats. Därför bör alla kandidater som varit på intervju vid Lunds universitet få en muntlig återkoppling om varför de inte har fått anställningen. 

De kandidater som inte varit på intervju meddelas av HR-stödet via rekryteringssystemet.

Introduktion

De första intrycken som nyanställd kan vara avgörande för hur det går i fortsättningen med arbete och relationer till kollegor. En god introduktion på den nya arbetsplatsen skapar trivsel och en känsla av tillhörighet. Det gör att den nyanställde snabbt kommer in i arbetet, vilket gynnar verksamheten både mänskligt och ekonomiskt. Då det inte är ovanligt att anställningen som doktorand är en av de första anställningarna är detta av särskild vikt.

Vid varje nyanställning bör en introduktionsansvarig utses. Som stöd till den introduktionsansvarige finns mycket information samt mallar och checklistor på HR-webben. 

Ta del av stödet på sidan om introduktion av nya medarbetare.

Vissa fakulteter har även särskilda introduktionsdagar och introduktionsmaterial för doktorander.

Förnyad anställning 

Den första anställningen som doktorand får gälla i högst ett år och anställningen får därefter förnyas med högst två år i taget. Den förnyade anställningen behöver inte annonseras, men förnyelsen ska hanteras i rekryteringssystemet enligt särskilt förfarande. 

Kontakta ditt HR-stöd för mer information om att förnya doktorandens anställning.

Ladda ner mall för förnyad anställning av doktorand på sidan Blanketter och mallar, avsnittet Rekrytering

Gå tillbaka till steg 1 i processen: Steg 1: Uppstart och ansvarsfördelning | HR-webben