Steg 3: Urval
Process för HR
På denna sida finns stöd och information för HR-funktioner, om steg 3 i rekryteringsprocessen för postdoktorer.
Innehåll på sidan:
Annonsen ska ligga till grund när urvalet görs. Detta för att tydligt se vilka kandidater som lever upp till de uppställda kraven samt för att göra ett objektivt, jämställt och icke-diskriminerande urval.
I första hand väljs de kandidater som i sin helhet uppfyller de kvalifikationskrav och meriter som är fastställda i annonsen. Bedömningen ska göras utifrån saklig grund, förtjänst och skicklighet i enlighet med 4 § AF. Med förtjänst menas den erfarenhet den sökande fått genom tidigare anställning och utbildning medan skicklighet huvudsakligen gäller hur lämplig den sökande är för anställningen. En helhetsbedömning ska göras av utbildning, erfarenhet, kunskap och kompetenser hos kandidaten.
Alla ansökningar ska läsas i sin helhet och hela beredningsgruppen bör vara med i bedömningen av ansökningarna. I rekryteringssystemet finns flera olika sätt att få stöd i urvalsprocessen, annars kan urvalsmatrisen vara till hjälp.
Ladda ner urvalsmatris på sidan Blanketter och mallar (avsnittet Rekrytering)
Internationell rekrytering
Vid anställning av internationell personal kan personen behöva ett uppehållstillstånd för att få arbeta i Sverige. Extra tid för ansökan av uppehållstillstånd bör i så fall räknas in i processen då det kan ta flera månader för att få ett uppehållstillstånd. Det är viktigt att underlaget som skickas in till Migrationsverket är komplett och korrekt då det annars finns risk att handläggningstiden blir ännu längre.
Tänk på att det är olagligt att anställa en person från tredje land innan de har giltigt och korrekt uppehållstillstånd!
Det finns möjlighet att använda vårt upphandlade relocationföretag för vissa typer av tjänster kopplade till rekrytering och anställning av internationell personal.
Läs mer om de relocationtjänster som erbjuds
Intervjuer
HR-funktionen är ett stöd när det gäller upplägg och genomförande av intervjuerna. Målet med anställningsintervjun är att utvärdera kandidatens utbildning, erfarenhet, kunskaper och kompetenser (förmåga, färdigheter och förhållningssätt) i relation till det som beskrivits i utlysningen. Ett lika viktigt syfte är att kandidaten ska få information om arbetsplatsen och anställningens förutsättningar och förväntningar. Tänk på att ge en positiv, men samtidigt realistisk bild av arbetsplatsen och arbetsuppgifterna, så att kandidatens förväntningar överensstämmer med verkligheten.
Intervjun är mest effektiv om den är standardiserad och strukturerad. Det betyder att frågorna är fastställda i förväg och att alla kandidater får samma frågor. Då behandlar vi alla kandidater lika och undvika i större utsträckning diskriminering, men det gör det även lättare att jämföra och bedöma svaren i urvalsarbetet.
Undvik att ställa frågor som kan uppfattas som hypotetiska, ledande, dubbla, tvetydiga, kritiska eller diskriminerande. Frågorna ska vara korta, raka och enkla. Ställ öppna frågor och låt kandidaten beskriva en konkret situation för att få en så bra bild som möjlighet inom ett specifikt kompetensområde.
Vid Lunds universitet använder vi kompetensbaserad intervjuteknik och stödmaterial för detta finns i rekryteringssystemet.
Tänk på ett en intervjusituation kan innebära stress för kandidaten. Därför bör det inte vara fler än tre personer vid en intervju. Träffas gärna en stund innan intervjun för att planera vem av er som ställer de olika frågorna, vem som håller koll på tiden och vem som antecknar. Försök skapa en positiv stämning och håll gärna intervjun i en ostörd miljö.
Vid postdoktorrekrytering är det viktigt att säkerställa att kandidaten förstår vad det innebär att vara anställd som postdoktor. Var tydlig med att förklara vilket ansvar och vilka förväntningar som finns gällande arbetsuppgifter, arbetstid och arbetskultur. Ställ även frågor om vilka förväntningar kandidaten har inför att vara postdoktor.
Håll alltid en intervju även om en kandidat är känd genom tidigare studier eller anställning.
Ladda ner intervjumall för postdoktor på sidan Blanketter och mallar (avsnittet Rekrytering)
Diarieföring
Intervjuunderlag och andra handlingar som används för att motivera val av slutkandidat sparas under respektive intervjuad kandidat i Varbi. Då underlaget är en allmän handling är det viktigt att ha standardiserade sakliga anteckningar. Resultaten hos de som inte anställs gallras efter två år. Eventuell sekretess bedöms i varje enskilt fall vid förfrågan om utlämnande av handlingen.
Tester och arbetsprover
Arbetspsykologiska tester
Idag är det vanligt att använda arbetspsykologiska tester vid rekrytering och det är ett bra verktyg att använda som ett komplement i rekryteringsprocessen. Syftet är att utvärdera kandidatens potential och hur den påverkar och förutsäger framtida arbetsprestationer Vanligast är att använda personlighets- och begåvningstester samt tester som visar på risktendenser.
Det är viktigt att vara medveten om att tester är en del av urvalsarbetet och ska användas som ett komplement till en strukturerad intervju och referenstagning. Tänk på att alltid ge kandidaten återkoppling på resultatet.
Vid Lunds universitet finns flera testverktyg och rekryteringstjänster upphandlade. Dessa tjänster medför en kostnad som den rekryterande verksamheten själva står för.
Läs mer om upphandlade rekryteringstjänster
Arbetsprover
Arbetsprover och simuleringsövningar kan användas för att utvärdera kvalifikationer som är svåra att undersöka i en intervju, såsom analytisk förmåga eller praktiska kunskaper.
Proverna kan exempelvis vara tester eller övningar som visar på matematisk eller analytisk förmåga samt språk-, läs- eller skrivförståelse. Det kan även vara övningar eller uppgifter som speglar arbetsuppgifter som kandidaten utfört vid tidigare anställningar eller syftar till att efterlikna realistiska yrkesrelaterade situationer under standardiserade former.
Det är viktigt att på förhand komma överens om bedömningskriterier för hur arbetsprovets resultat ska värderas. Tänk på att standardisera arbetsprovet så att alla får samma förutsättningar genom t ex skrivna instruktioner, givna tidsramar och liknande. Informera kandidaterna på förhand, genomför arbetsprovet i positiv anda, ta hänsyn till eventuell sekretess och ge återkoppling på resultatet efter utvärderingen.
Vid Lunds universitet finns en del arbetsprover för bland annat språklig och matematisk förmåga upphandlade. I de flesta fall får man dock skapa arbetsprover som är anpassade till varje rekrytering och de kunskaper och kompetenser som krävs vid varje tillfälle.
Läs mer om upphandlade rekryteringstjänster
Diarieföring av tester och arbetsprover
Resultat av tester och arbetsprover som används för att motivera val av slutkandidat sparas under respektive testad kandidat i rekryteringssystemet. Då underlaget är en allmän handling är det viktigt att ha standardiserade sakliga anteckningar. Resultaten hos de som inte anställs gallras efter två år. Eventuell sekretess bedöms i varje enskilt fall vid förfrågan om utlämnande av handlingen.
Referenstagning
Referenstagningen ska alltid göras och är ett sätt att skaffa sig kompletterande information om kandidaten, bekräfta information som uppkommit vid intervjun samt räta ut eventuella frågetecken. Även här bör fokus vara på att utvärdera krav och kompetenser som är uppställda i kravprofilen. Referenser inhämtas först i slutskedet av rekryteringsprocessen och ska alltid vara förankrade med kandidaten.
Referenspersonens omdöme ska inte vara avgörande, men är en självklar del av bedömningen. Det är en fördel om referenterna har olika arbetsanknytningar till kandidaten till exempel chef, kollega, samarbetspartner och så vidare. Minst en av referenterna bör vara nuvarande eller tidigare chef. Boka helst in en tid med referenspersonen i förväg för att ge referenten möjlighet att förbereda sig.
Diarieföring av referensunderlag
Referensunderlag som används för att motivera val av slutkandidat sparas under respektive intervjuad kandidat i rekryteringssystemet. Då underlaget är en allmän handling är det viktigt att ha standardiserade sakliga anteckningar Resultaten hos de som inte anställs gallras efter två år. Eventuell sekretess bedöms i varje enskilt fall vid eventuell förfrågan om utlämnande av handlingen.
Ladda ner referenstagningsguide på sidan Blanketter och mallar (avsnittet Rekrytering)
Sammanställa
Var noga med att göra en samlad och strukturerad bedömning av slutkandidaterna utifrån den information som framkommit vid intervjuer, referenstagning samt eventuella tester och arbetsprover. Beakta i vilken utsträckning kandidaterna lever upp till kravspecifikationen genom att fylla i bedömningsmatrisen.
Ladda ner bedömningsmatris på sidan Blanketter och mallar (avsnittet Rekrytering)
Gå direkt till steg 4 i processen: Steg 4: Anställa | HR-webben