Rekrytering av TA-personal och forskare

Innehåll på sidan:

• Inledning
• Steg 1. Uppstart och ansvarsfördelning 
• Steg 2. Kravprofil och annonsering
• Steg 3. Urval 
• Steg 4. Anställa 

Inledning

Att rekrytera nya medarbetare är ett strategiskt viktigt beslut och ofta en stor investering för verksamheten. En väl genomförd rekryteringsprocess ökar chanserna till en lyckad rekrytering och minimerar riskerna för felrekrytering.

En anställning som teknisk eller administrativ medarbetare (TA) innebär huvudsakligen att stötta verksamheten i tekniska eller administrativa arbetsuppgifter medan en forskare huvudsakligen stöttar verksamheten med forskningsrelaterade arbetsuppgifter. Gemensamt för dessa anställningar är att de är reglerade enligt Lagen om anställningsskydd (LAS).

Lagen om anställningsskydd, LAS (Riksdagen) 

Vid Lunds universitet används kompetensbaserad rekryteringsmetod genom hela rekryteringsprocessen. Metoden används för att tydligt definiera vilka kompetenser och kunskaper som behövs för en viss anställning och för att ta reda på vilken kandidat som bäst matchar dessa kunskaper och kompetenser.

Kontakta ditt HR- stöd för att få reda på mer om kompetensbaserad rekrytering. 

Ta del av rekryteringsprocessen, nedan.

Steg 1. Uppstart och ansvarsfördelning 

Vid en rekrytering är det prefekt/motsvarande som har det yttersta ansvaret och är den som ska fatta det formella beslutet om att rekrytera. Utan godkännande från prefekt/motsvarande får inte rekryteringen genomföras. Ett HR-stöd ska alltid vara med som administrativt, arbetsrättsligt och professionellt rekryteringsstöd.

För att förenkla arbetet vid en rekrytering finns en checklista som beskriver mycket av det praktiska som behöver göras. Använd denna som ett komplement i rekryteringsprocessen.

Ladda ner mall för Checklista på sidan Blanketter och mallar, avsnittet Rekrytering

Behovsanalys

Första steget är att rekryterande chef, med stöd av sitt HR-stöd, gör en behovsanalys av nuvarande och framtida personalbehov genom att använda mallen för behovsanalys. Undersök om behovet går att uppfylla med de personalresurser som redan finns inom organisationen eller om en ny anställning behöver utlysas. Om det finns behov av att utlysa en ny anställning ska det finnas ekonomiska förutsättningar för detta på både kort och lång sikt. 

När en rekrytering innebär internationellt samarbete med andra universitet, finansiärer eller andra partners bör även regelverket kring Globalt ansvarfullt engagemang beaktas genom att fylla i checklistan för ansvarsfullt globalt engagemang 

Använd behovsanalysmallen för att analysera behov och förutsättningar vid rekrytering.

Ladda ner mall för behovsanalys på sidan Blanketter och mallar, avsnittet Rekrytering

Rekryteringsgrupp

Vid början av en rekrytering bör det bildas en rekryteringsgrupp bestående av rekryterande chef, HR-stöd samt eventuell yrkesspecialist som kan värdera särskilda kompetenser hos den som ska anställas. Rekryteringsgruppen arbetar tillsammans med behovsanalys, kravprofil, intervjuer och urval. Tänk på att hantera eventuella jävsituationer som kan uppstå under rekryteringen.

Läs mer om jäv

Tidplan

Det är viktigt att vara ute i god tid vid en rekrytering. Om det läggs gott om tid på behovsanalys och kravprofil samt vid urval och intervju brukar detta betala sig i en kortare rekryteringsprocess. Vid internationell rekrytering behövs det även räknas in tid för eventuella uppehållstillstånd, flytt, och så vidare.

Använd tidplanen för att strukturera och planera arbetet med rekryteringen samt att få en tydlig överblick över vem som gör vad och när.

Ladda ner mall för tidplan på sidan Blanketter och mallar, avsnittet Rekrytering

Steg 2. Kravprofil och annonsering

Nästa steg i rekryteringsprocessen är att den rekryterande verksamheten tar fram en kravprofil som underlag till utannonseringen. Kravprofilen ska grundas på behovsanalysen och universitets kravprofilsmall ska alltid användas. 

Kravprofilen ska innehålla tydlig information om:

• verksamheten som den anställda ska befinna sig i
• arbetsuppgifter som den anställda ska utföra
• ansvarsområden som den anställda ska ha
• krav avseende utbildning, erfarenhet, kunskap och kompetenser hos den anställda.

Överväg om det kan vara bra att ha med fler än rekryteringsgruppen i kravprofilsarbetet. Det kan exempelvis vara värdefullt att få input från specialister, kollegor, facken eller andra som är berörda av rekryteringen innan man annonserar.  

Ladda ner mall för kravprofil på sidan Blanketter och mallar, avsnittet Rekrytering

Omplaceringsutredning och företrädesrätt

Inför varje rekrytering ska arbetsgivaren beakta de personer som finns på företrädeslistan samt eventuella omplaceringar inom organisationen.

HR-stöd stödjer arbetet med att beakta eventuella omplaceringar och företrädesberättigande.

Här kan du läsa mer om  omplacering och företrädesrätt 

Annonsera – informera om ledig anställning

Det utlysta annonsen är vägledande genom hela rekryteringsprocessen och det är utifrån annonsen som valet av kandidat ska motiveras och eventuell överklagan kommer mätas. Det är därför viktigt att tydligt definiera vilka kvalifikationskrav som kandidaternas kompetens kommer mätas mot. För att undvika risken för diskriminering är det även viktigt att tänka igenom om kraven är sakligt motiverade utifrån arbetsuppgifterna.

Annonsen ska baseras på kravprofilen och ska utformas på ett tydligt och mätbart sätt. En välskriven och tydlig annons ökar chansen att få in ”rätt” kandidater samt ett hanterbart sökfält. 

Annonsen ska alltid:

• annonseras på universitetets och arbetsförmedlingens hemsida.
• annonseras minst två veckor.
• annonseras på svenska.
• Vid anställningar som innehåller forskning annonseras via Euraxess.
• Vid anställningar som innehåller forskning annonseras på engelska (bör även övervägas för anställning som TA)

Annonsen skapas i rekryteringssystemet av HR-stödet i samråd med rekryterande chef. HR-stödet ansvarar för att annonsen följer universitetets mallar och regelverk samt att den är skriven på ett sätt som tilltalar de sökande.

Urvalsfrågor

I rekryteringssystemet finns möjlighet att använda urvalsfrågor vilket kan underlätta arbetet med urval i senare skede. Där finns även exempel på färdiga annonser som kan vara bra att utgå ifrån. Kontakta ditt HR-stöd för att få stöd vad gäller urvalsfrågor, utformning av annons samt vilka informationskanaler som kan vara lämpliga.

Informationskanaler

När utlysningen är färdigställd är det viktigt att fundera över hur den ska spridas. Vilken är målgruppen och hur och var når man den bäst?

Flera utlysningskanaler kan nås via rekryteringssystemet, övriga kanaler ska användas via vår upphandlade annonsförmedlare.

Kontakta ditt HR-stöd för att få hjälp med vilka informationskanaler som kan vara lämpliga.

Steg 3. Urval 

Den utlysta annonsen ska ligga till grund vid urvalet. Detta för att tydligt se vilka som uppfyller de uppställda kraven, men även för att göra ett objektivt, jämställt och icke diskriminerande urval.

Fokus ska ligga på förtjänst och skicklighet och i första hand väljs de kandidater ut som uppfyller kraven i utlysningen. Det är bra om hela rekryteringsgruppen läser och bedömer ansökningarna. I rekryteringssystemet finns flera olika sätt att sortera och poängsätta kandidaterna, annars kan urvalsmatrisen vara till hjälp. 

Kontakta ditt HR-stöd för att få hjälp i din urvalshantering.

Ladda ner mall för urvalsmatris på sidan Blanketter och mallar, avsnittet Rekrytering

Internationell rekrytering

Vid anställning av internationell personal kan personen behöva ett uppehållstillstånd för att få arbeta i Sverige. Extra tid för ansökan av uppehållstillstånd bör i så fall räknas in i processen. Tänk på att det är olagligt att anställa någon innan de har giltigt uppehållstillstånd.

Uppdaterad information, mallar och checklistor om uppehållstillstånd och anställning av internationell personal

Intervjuer 

Målet med anställningsintervjun är att utvärdera kandidatens utbildning, erfarenhet, kunskaper och kompetenser (förmåga, färdigheter och förhållningssätt) i relation till det som beskrivits i annonsen. Ett lika viktigt syfte är att kandidaten ska få information om arbetsplatsen och anställningens förutsättningar och förväntningar. Tänk på att ge en positiv, men samtidigt realistisk bild av arbetsplatsen och arbetsuppgifterna, så att kandidatens förväntningar överensstämmer med verkligheten.

Intervjun är mest effektiv om den är standardiserad och strukturerad. Det betyder att frågorna är fastställda i förväg och att alla kandidater får samma frågor. På det sättet kan vi behandla alla kandidater lika och undvika diskriminering. Vid Lunds universitet används kompetensbaserad intervjuteknik. 

Kontakta ditt HR-stöd för att få stöd i upplägget och utförande av intervjun.

Ladda ner intervjuguide för Checklista på sidan Blanketter och mallar, avsnittet Rekrytering

Tester och arbetsprover 

Ett bra komplement till intervjun är att använda arbetspsykologiska tester och arbetsprover. 

Vid Lunds universitet finns flera testverktyg upphandlade och ditt HR-stöd kan ge mer information om tester, arbetsprover och andra urvalsinstrument

Referenstagning

Referenstagning ska alltid göras och är ett sätt att skaffa sig kompletterande information om kandidaten, bekräfta information som uppkommit vid intervjun samt räta ut eventuella frågetecken. Även här bör fokus vara på att utvärdera kvalifikationer som är uppställda i utlysningen. Referenser inhämtas först i slutskedet av rekryteringsprocessen och ska alltid vara förankrade med kandidaten.

Ladda ner referenstagningsmallen på sidan Blanketter och mallar, avsnittet Rekrytering

Kontakta ditt HR-stöd för mer information om referenstagning.

Referenstagningsmall (Word 18 kB, ny flik)

Sammanställa

Var noga med att göra en strukturerad bedömning av slutkandidaterna utifrån den information som framkommit vid intervjuer, referenstagning och eventuell testning. Det är viktigt att beakta i vilken utsträckning kandidaterna lever upp till utannonseringen. Ta gärna stöd av bedömningsmatrisen. 

Ladda ner bedömningsmatris på sidan Blanketter och mallar, avsnittet Rekrytering

Steg 4. Anställa

Lönesättning

Verksamhetens löneförslag ska stämmas av med relevant HR-funktion och sedan lämnas av lönesättande chef, enligt delegationsordningen på gällande fakultet/motsvarande. Löner får INTE utlovas till kandidater innan de är godkända av prefekt/motsvarande och fakultet/motsvarande.

I lönesättningen ska hänsyn tas till:

• befattningens svårighetsgrad och ansvar
• den enskildes personliga skicklighet
• den enskildes betydelse för verksamhetens resultat
• lönenivån vid institutionen/området/LU
• marknadskänsligheten (ev konkurrenskrafter/flyktrisk)

Yttrande

Ett yttrande ska alltid skapas innan beslut om anställning sker. Yttrandet ska ge en klar uppfattning om hur urvalsprocessen gått till samt vilka kvalifikationer som varit avgörande i valet av kandidat. Yttrandet är ett viktigt underlag vid ett eventuellt överklagande eller anmälan om diskriminering. Universitetets mall för yttrande ska alltid användas. 

Ladda ner mall för yttrande på sidan Blanketter och mallar, avsnittet Rekrytering

ID-kontroll och kontroll av uppehållstillstånd

Innan anställningsbeslut fattas ska alltid ID-kontroll göras på den som ska anställas för att verifiera identitet samt rätt att vistas och arbeta i Sverige. 

Den som ska anställas måste därför inkomma med kopia av giltigt ID (Pass eller internationellt ID-kort) samt eventuellt uppehållstillstånd. Detta hanteras i rekryteringssystemet av HR-stödet i samråd med rekryterande chef 

Återkoppling

Det är viktigt att de kandidater som inte erhåller anställning vid Lunds universitet får ett positivt intryck av Lunds universitet som arbetsplats. Därför bör alla kandidater som varit på intervju vid Lunds universitet få en muntlig återkoppling om varför de inte har fått anställningen. De kandidater som inte varit på intervju meddelas av HR-stödet via rekryteringssystemet.

Beslut om anställning

Det är viktigt att känna till att muntliga avtal gäller. Därför måste rekryterande chef och prefekt/motsvarande alltid stämma av med fakultet/motsvarande (oftast via HR-stödet) innan slutligt löfte om anställning och lön ges till kandidaten. Ett anställningsbeslut kan överklagas, men endast av de kandidater som sökt anställningen. 

Anställningsbeslut utformas i Primula av HR-stödet i samråd med rekryterande chef.

Introduktion

De första intrycken som nyanställd kan vara avgörande för hur det fortsätta arbetet och relationer till kollegor går. En god introduktion på den nya arbetsplatsen skapar trivsel och en känsla av tillhörighet och gör att den nyanställde snabbt kommer in i arbetet, vilket gynnar verksamheten både mänskligt och ekonomiskt. Det är huvudsakligen den rekryterande verksamheten som ansvarar för den nyanställdas introduktion. 

Använd universitetet introduktionsprocess med tillhörande mallar och stödmaterial när du introducerar en ny medarbetare. 

Introduktion av nya medarbetare vid Lunds universitet