Diarieföring och sekretess
På denna sida får du som chef stöd gällande diarieföring och sekretess i ärenden som rör kränkningar.
Innehåll på sidan:
Händelser som kan vara en kränkning ska dokumenteras och diarieföras i IA-systemet. I diariet startar du ett utredningsärende och har möjlighet att sekretessmarkera ärendet och handlingarna. Det är dock ingen garanti för sekretess om handlingarna begärs ut i form av allmänna handlingar.
När du som chef med arbetsgivarroll får reda på något som kan vara en kränkning ska du dokumentera det. Har du fått det berättat för dig i samtal eller skickat på mejl, ska du eller ditt stöd rapportera det i IA-systemet. Väljer ni att rapportera under Tillbud eller riskobservation, ska ni på sida, längst ner till höger, välja Kränkningar/Diskriminering under Skadeorsak. Ange inga namn på de som berörs av ärendet och skriv en saklig sammanfattning av händelsen.
Har det kommit in en berättelse via en rapport i IA-systemet till dig som chef, arbetar du på samma sätt som med andra händelser i IA-systemet.
IA-systemet räknas som diarium, men är samtidigt ett verktyg som hjälper dig så att händelsen även hanteras ur ett bredare arbetsmiljöperspektiv. Var noga med att inte skriva känsliga uppgifter eller personuppgifter i IA-systemet. Du behöver skriva en kommentar under Åtgärder och uppföljningar i IA-ärendet om utredningen kom fram till någon form av kränkning. Det är viktigt att du där skriver om det är kränkande särbehandling, trakasserier eller sexuella trakasserier eller om ni kommit fram till att det inte är det. Du behöver också skriva en kommentar under vilka åtgärder ni satt in, men är det individuella noterar du att nödvändiga individuella åtgärder sätts in. De individuella åtgärderna samlar du i ett eget ärende i w3d3.
Den som arbetar med en strukturerad utredning (utredaren) startar ett utredningsärende i diariet, där allt som tillför utredningen information av vikt ska samlas. Då blir det enkelt att följa utredningens gång i utredningsärendet. Beställande chef ser till att diarienumret till utredningsärendet noteras i rutan för utredning i IA-systemet.
För att skydda de berördas integritet finns möjligheten att sekretessmarkera utredningsärendet och handlingar i ärendet i diariet (w3d3). Det betyder att ärendet inte kan visas för andra än de som är handläggare för ärendet i diarieföringssystemet.
Utlämnande av allmän handling som rör kränkningar
Som myndighet är universitetet skyldigt att lämna ut allmänna handlingar vid begäran från allmänheten. Sekretessmarkeringen i diariet är ingen garanti för att handlingarna kan sekretessbeläggas om de begärs ut i form av allmänna handlingar. Prata med din närmaste registrator för mer information.
Varje gång en handling begärs ut ska en sekretessprövning göras. Det finns mer information om utlämnande av allmänna handlingar på Medarbetarwebben, se länk i högerspalten.
Om det finns lagstöd för att sekretessbelägga delar av materialet när de begärs ut ska de delarna maskeras före utlämnandet. Även om universitetet beslutar om sekretess är det viktigt att veta att det kan överprövas i domstol.
Kom ihåg att material som innehåller personuppgifter som kan vara känsliga aldrig ska skickas med e-post. Kränkningsärenden skriver vi alltid ut på papper. Den som begär ut handlingen får läsa materialet på plats, hämta det hos er eller får det skickat till sig per post. Om handlingarna lämnas ut ska ni tillämpa avgiftsförordningen, oavsett om det är med post eller om de hämtas hos er: de första nio sidorna är gratis, sidan 10 kostar 50 kr och varje sida därefter kostar 2 kr per sida (inte per pappersblad) + eventuellt porto. Beloppet faktureras den som begärt ut handlingen.
Prata med din närmaste registrator och ekonom för mer information.
Kontakt
Kontakta din närmaste HR-funktion, SFAD-samordnare eller närmaste stöd för utbildningsanordnaren på din fakultet eller motsvarande. Tillsammans kan ni få extra stöd av SFAD-teamet.