Webbläsaren som du använder stöds inte av denna webbplats. Alla versioner av Internet Explorer stöds inte längre, av oss eller Microsoft (läs mer här: * https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/windows/end-of-ie-support).

Var god och använd en modern webbläsare för att ta del av denna webbplats, som t.ex. nyaste versioner av Edge, Chrome, Firefox eller Safari osv.

Löneutbetalning till nyanställda

Målgrupp för informationen på denna sida är rekryterande personal, HR-funktion samt personalansvariga.

Innehåll på sidan:


Dialog ska i första hand ske mellan berörd anställd och dennes chef samt lokal HR-funktion eller motsvarande.

Nyanställda med svenskt personnummer

  • När person accepterar erbjuden tjänst (har fått sitt beslut om anställning) ska den anställda informeras om att snarast registrera bankkonto hos Swedbank. Länk till Swedbanks kontoregister 
  • Institutionen eller motsvarande säkerställer och får bekräftat att nyanställd har slutfört registrering av bankkonto hos Swedbank minst 1 vecka innan löneutbetalningsdag.
  • Om bank-id saknas måste den anställda besöka ett Swedbankkontor för att registrera bankuppgifter senast 1 vecka innan löneutbetalningsdag.
  • Kontrollera att rätt adress (fullständig adress krävs, inklusive eventuellt lägenhetsnummer) och rätt personnummer finns registrerat i Primula (om bankkonto inte har registrerats korrekt skickas utbetalningsavi till den adress som är registrerad i Primula, förutsatt att den anställda har en svensk adress).
  • Institutionen eller motsvarande ska behålla kontaktuppgifter till den anställda tills första lönen har betalats ut till rätt konto.
  • Om den anställda inte registrerar sitt konto, men har en svensk postadress, betalas lönen ut på en utbetalningsavi som kan lösas in online på Swedbanks kontoregister (bank-id krävs) alternativt via ett butiksombud eller bankkontor hos Swedbank, insättning kan endast ske till svenskt bankkonto (den anställda måste kunna legitimera sig) Länk till Swedbanks kontoregister 
  • Svenska utbetalningsavier har en giltighetstid på 60 dagar, därefter förfaller den.

Om problem uppstår

  • Om problem uppstår ska den anställda kontakta lokal HR-funktion.
  • Ny utbetalning kan ej ske förrän pengarna har returnerats till LU (vilket sker först när giltighetstiden har löpt ut), ny utbetalning kan därefter endast göras av sektionen Ekonomi (dubbelregistrering får ej ske i Primula).

Nya internationella anställda

  • För att kunna betala ut lön krävs samordningsnummer eller svenskt personnummer. Vänligen observera att manuella löneutbetalningar via Raindance inte längre är möjliga att genomföra utifrån gällande skattelagstiftning.
    För ansökan om samordningsnummer rekommenderas att Skatteverkets blankett SKV 7824 används. Om ansökan görs innan personen anlänt till Sverige ska intyg från LU bifogas ansökan, se Rekvisition av samordningsnummer från Skatteverket på sidan Blanketter och mallar | HR-webben (lu.se).
  • När person accepterar erbjuden tjänst (har fått sitt beslut om anställning) ska den anställda informeras om att registrera bankkonto för löneutbetalning hos Swedbank, antingen via Swedbanks kontoregister (bank-id krävs) eller på Swedbankkontor (utländska bankkonton kan endast registreras genom besök på Swedbankkontor). Information om vilka handlingar som personen behöver ta med sig till Swedbank finns på Medarbetarwebbens sida om löneutbetalning.   
  • Informera även om att den anställda själv måste stå som kontohavare av anmält bankkonto (inte maka/make).
  • Institutionen eller motsvarande ska behålla kontaktuppgifterden anställda tills första lönen har betalats ut till rätt konto.
  • Observera att registrering av bankkonto för löneutbetalning på Swedbankkontor ska ske minst 1 vecka innan löneutbetalningsdag.
  • Kontrollera att rätt adress och rätt personnummer/samordningsnummer finns registrerat i Primula. Om bankkonto inte har registrerats korrekt skickas utbetalningsavi, förutsatt att den anställda har en svensk adress (observera att utländsk adress, som följer med från Varbi till Primula, går före svensk adress).
  • Lokal HR-funktion ska informera internationella anställda om att ny bankkontoregistrering (via Swedbanks kontoregister alternativt genom besök på Swedbankkontor) måste ske vid förändringar, exempelvis vid byte från samordningsnummer till personnummer. Lokal HR-funktion måste därför ha en löpande dialog med den anställda vid sådana förändringar så att alla erforderliga registreringar görs när den anställda erhållit beslut från Skatteverket om byte från samordningsnummer till personnummer. I samband med byte av samordningsnummer/personnummer i Primula måste även bankontoregistrering uppdateras hos Swedbank i god tid före nästa lönekörning.
  • Möjlighet finns även att använda sig av upphandlade Relocationtjänster

Om problem uppstår

  • Om problem uppstår ska den anställda kontakta lokal HR-funktion.
  • Ny utbetalning kan ej ske förrän pengarna har returnerats till LU och ny utbetalning kan därefter endast göras av sektionen Ekonomi (dubbelregistrering får ej ske i Primula).

Internationella anställda som är bosatta och permanent befinner sig utomlands (och därmed inte kan registrera sina bankkontouppgifter hos Swedbank)


Snabbare utbetalning av löner till utlandsbosatta

Sektionen Ekonomi registrerar nu utländska bankkonton i Primula för utbetalning av lön, ersättning och arvoden.

Det innebär att utbetalningarna betalas ut med ordinarie löneutbetalning dvs utbetalningen sker på löneutbetalningsdagen i stället för som tidigare via en senare manuell utbetalning.

Endast för bosatta i utlandet

Detta gäller endast personer bosatta i utlandet med ett bankkonto i utlandet, och som inte befinner sig i Sverige och kan registrera sina bankuppgifter hos Swedbank.

Rutin:

  • HR-funktion/motsvarande skickar in bankuppgifterna på blanketten Salary account till sektionen Ekonomi via supportformuläret https://forms.eken.lu.se/. Välj kategori Utländska bankuppgifter för löneutbetalning. Det är viktigt att personen finns upplagd i Primula innan blanketten skickas in.
  • Sektionen Ekonomi registrerar kontouppgifterna i Primula och dessa sparas där till kommande utbetalningar. Man behöver alltså inte skicka in kontouppgifterna på nytt till varje utbetalning, såvida ingen ändring av kontouppgifterna sker.

Vid ändring av bankuppgifter

Vid ändrade bankuppgifter, eller om personen skaffar sig svenskt bankkonto och har registrerat det hos Swedbank, måste detta förmedlas till sektionen Ekonomi för att undvika att löneutbetalningen betalas ut till fel konto. Det redan registrerade utländska bankkontot behöver tas bort i Primula eftersom det utländska bankkonto som finns registrerat i Primula går före det som finns registrerat hos Swedbank (i annat fall kommer löneutbetalning fortsatt att gå till det utländska bankkontot).

Rutin:

  • Lägg ett ärende till sektionen Ekonomi med personens namn och person-/samordningsnummer och skriv att konto-uppgiften ska tas bort från Primula. 
  • Vid ändring av utländskt bankkonto, skicka in en ny blankett.

Svenska bankuppgifter

Sektionen Ekonomi kan inte registrera svenska bankkonton i Primula. Liksom tidigare måste dessa anmälas hos Swedbank, antingen elektroniskt eller via ett personligt besök hos banken. Mer information om detta finns på Medarbetarwebben/Staff pages: 

Löneutbetalning | Medarbetarwebben (lu.se)