Distansarbete

Arbete som regelbundet utförs i hemmet, eller annan överenskommen plats utanför huvudarbetsplatsen, med fullgott försäkringsskydd, en eller flera dagar i veckan, inom landets gränser men även vid två specifika tillfällen i utlandet. Dessa tillfällen är:

Då arbetstagare som har arbetsplatsen förlagd till Sverige normalt dagpendlar från hemmet i Danmark. Detta om distansarbetet sker från hemmet och på ett motsvarande sätt som gäller hos arbetsgivaren vid distansarbete som sker inom Sveriges gränser.
Då arbetstagare under en kortare period (en till två veckor) vid enstaka tillfällen distansarbetar från annat land inom EU/EES.

Distansarbete kräver skriftlig överenskommelse.

Tillfällig arbetsplats

Möjligheten för anställda vid Lunds universitet att tillfälligt*, om arbetsuppgifternas art och verksamhetens behov medger detta, kunna arbeta på annan plats än huvudarbetsplatsen. Med tillfällig arbetsplats förstås hemmet, alternativt annan överenskommen plats, med fullgott försäkringsskydd. Tillfällig arbetsplats förutsätter muntligt medgivande från närmaste chef.

*Med tillfälligt menas en enstaka oregelbunden dag, till följd av till exempel hantverksbesök, barns utvecklingssamtal i skolan, vårdkontakt. Lätta förkylningssymptom faller också in under tillfälligt, och kan då avse mer än en dag.

Vem kan arbeta på distans?

Alla anställda vid universitetet kan arbeta på distans, men med stöd av olika regelverk.

För teknisk och administrativ (T/A) personal gäller Riktlinjer vid distansarbete för teknisk och administrativ personal, och för lärare gäller Arbetstidsavtal för lärare.

Utifrån verksamhetens behov

Distansarbete ska förläggas med utgångspunkt i verksamhetens behov. Den anställde ska vara närvarande på huvudarbetsplatsen i den omfattning verksamheten och arbetsuppgifterna kräver.

Som arbetsgivare/chef leder och fördelar du arbetet i din verksamhet, och bedömer och beslutar om möjligheten till distansarbete.

Omfattning

Huvudregeln är att distansarbete i enlighet med universitetets riktlinjer vid distansarbete för teknisk och administrativ personal får uppgå till högst 40 procent av arbetstiden. Överenskommelse om distansarbete omfattande mer än 40 procent av arbetstiden görs av närmast överordnad chef.

Arbetsuppgifter

Chef och anställd ska gemensamt definiera arbetsuppgifter som lämpar sig för distansarbete och komma överens om hur arbetet ska redovisas och följas upp. Arbetsuppgifter som medför särskilda risker får inte utföras på distans.

Det är chefen som slutligen beslutar vilka arbetsuppgifter som kan utföras på distans, med utgångspunkt i verksamhetens behov.

Skriftlig överenskommelse

Distansarbete i enlighet med universitetets riktlinjer vi distansarbete för teknisk och administrativ personal kräver skriftlig överenskommelse mellan anställd och närmaste chef för upp till 40 procent av arbetstiden. Överenskommelse om distansarbete omfattande mer än 40 procent av arbetstiden görs av närmast överordnad chef.

Överenskommelsen kan sägas upp av båda parter med en uppsägningstid på en månad. Om överenskommelsen inte följs kan den avslutas med omedelbar verkan.

Eftersom omfattningen av distansarbetet är angiven i procent så är en individuell förläggning av tiden möjlig. Det kan dock finnas ett verksamhetsbehov i att känna till förläggningen.

Även om det finns en skriftlig överenskommelse om distansarbete så finns det ingen skyldighet att arbeta hemifrån. Den anställde är alltid välkommen till huvudarbetsplatsen (vilket följer av att det inte är någon skyldighet att distansarbeta).

Det är inte möjligt för den anställde att spara överenskomna distansarbetsdagar till annat tillfälle.

Uppföljning av överenskommelse

En rekommendation är att teckna en skriftlig överenskommelse för 12 månader. Då kan överenskommelsen förslagsvis följas upp, och/eller förnyas, i samband med det årliga utvecklingssamtalet.

Diarieföring av skriftlig överenskommelse

Överenskommelse om distansarbete ska diarieföras i serie P, ärendetyp 2.2.2.3. Använd kategoriseringsmallen ”Distansarbete (överenskommelse)”.

Kom ihåg att fylla i den anställde som motpart på ärendet. Det ska vara ett ärende per individ och överenskommelse. Ärendet kan alltså avslutas direkt när överenskommelsen är registrerad i ärendet. Använd handlingstypen ”Avtal”. Handlingen ska sekretessmarkeras (ange lagrum OSL 39:3).

Eventuell uppsägning av överenskommelse om distansarbete ska diarieföras i ett nytt ärende i samma serie och ärendetyp. Använd då kategoriseringsmallen ”Distansarbete (uppsägning av överenskommelse)”.

Försäkring

Arbetsgivare/chef ansvarar för att den anställde är försäkrad mot arbetsskada som är direkt kopplad till arbetet. Vid arbete på huvudarbetsplatsen är alla inträffade händelser att betrakta som i arbetet.

Om den anställde skadar sig på kontoret så är det arbetsgivarens försäkring som gäller, även om det är på en dag den anställde enligt den skriftliga överenskommelsen skulle ha arbetat på distans.

Vid arbete någon annanstans än på huvudarbetsplatsen kommer försäkringsgivaren att göra en bedömning av om skadan har uppkommit i anslutning till arbetets utförande, vilket betyder en striktare tolkning. Det är försäkringsgivaren som fattar beslut om skadereglering vid uppkommen skada, och arbetsgivaren kan inte påverka detta.

När en anställd ska arbeta på distans från hemmet, och tecknar en skriftlig överenskommelse om detta med sin närmaste chef, ansvarar den anställda för att se till att denna har en hemförsäkring.

Man måste inte vara folkbokförd på distansarbetsplatsen, men det kan vara svårt att erhålla ett fullgott försäkringsskydd utan folkbokföring. Det är därför en god idé att den anställde kontaktar sitt försäkringsbolag och säkerställer att eventuella skador täcks av den egna försäkringen.

Försäkringsmässigt gäller samma regler oavsett om det är tillfälligt arbete hemifrån (tillfällig arbetsplats) eller distansarbete. Den enda skillnaden är att det inte behövs någon skriftlig överenskommelse för tillfällig arbetsplats.

Arbetsmiljöansvar

Chefen har ansvaret för arbetsmiljön oavsett om arbetsplatsen är i universitetets lokaler eller på distansarbetsplatsen. Både arbetsmiljölagen och Arbetsmiljöverkets föreskrifter gäller.

Den anställde ansvarar för att distansarbetsplatsen fungerar som den ska, och ska delta i arbetsmiljöarbetet genom att rapportera risker som skulle kunna leda till sjukdom eller olycksfall.

Chef och skyddsorganisation ska på särskilt förekommen anledning beredas tillträde till distansarbetsplatsen för att kontrollera arbetsplatsens närmare utformning.

Utrustning

Vid distansarbete får endast verktyg och kommunikationskanaler som arbetsgivaren har tillhandahållit (ordinarie laptop och mobiltelefon) användas. Privat telefon ska inte användas, vare sig för direkta samtal eller att vidarekoppla till.

Arbetsgivaren behöver inte stå för övrig utrustning (som till exempel skrivbordsstol, datorskärm och höj- och sänkbart skrivbord) på distansarbetsplatsen. Universitetet erbjuder en fullutrustad arbetsplats erbjuds på huvudarbetsplatsen.

Arbetsgivaren svarar för teknisk support och försäkring av arbetsutrustning, samt skada eller förlust av utrustning och annan egendom som tillhör arbetsgivaren samt sedvanliga kostnader avseende tjänstetelefon. Arbetsgivaren står inte för eventuella andra merkostnader som uppkommer till följd av distansarbete (till exempel el, bredband eller slitage).

Vid distansarbete ska VPN användas, enligt universitetets instruktioner för arbete utanför det interna nätverket.

FAQ: Distansarbete från utlandet för teknisk och administrativ personal

Från och med 1 juli 2024 får Lunds universitet anställda T/A-personal arbeta på distans från utlandet i två särskilda fall:

Då arbetstagare som har arbetsplatsen förlagd till Sverige normalt dagpendlar från hemmet i Danmark. Detta om distansarbetet sker från hemmet och på ett motsvarande sätt som gäller hos arbetsgivaren vid distansarbete som sker inom Sveriges gränser.
Då arbetstagare under en kortare period (en till två veckor) vid enstaka tillfällen distansarbetar från annat land inom EU/EES.

FAQ

Denna FAQ kommer att fyllas på efter hand.

Om en medarbetare idag har en överenskommelse om distansarbete inom Sverige och önskar distansarbeta från utlandet enligt de nya riktlinjerna - behöver det upprättas en ny överenskommelse då?
- Om det redan finns en överenskommelse behöver ingen ny tecknas. Dock måste det ske en dialog mellan medarbetare och chef kring var medarbetaren kommer att arbeta på distans ifrån. Sker arbete från utlandet enligt någon av punkterna ovan ska det finnas en dokumentation om det, förslagsvis via epost, mellan medarbetare och chef som komplement till överenskommelsen.
Vad innebär vid enstaka tillfällen, gällande distansarbete från annat land EU/EES?
- Enstaka tillfällen innebär max ett par gånger per år. Det får inte sker med regelbundenhet.
Kan man göra en överenskommelse om att en medarbetare arbetar utomlands i andra situationer än vid dessa två fall?
- Nej, det avråds fortfarande från att arbeta utomlands i andra situationer än i dessa två fall (om man inte är på tjänsteresa eller på URA-kontrakt).
Kan en medarbetare arbeta mer än 40 procent på distans från Danmark?
- Huvudregeln är att distansarbete i enlighet med universitetets riktlinjer vid distansarbete för teknisk och administrativ personal får uppgå till högst 40 procent av arbetstiden. Önskar en medarbetare arbeta mer än 40 procent på distans och arbetsgivaren bedömer att detta är möjligt, i enlighet med universitetets riktlinjer, behöver det utredas hur andra myndigheters regler kan komma att påverka medarbetarens villkor till exempel vad gäller socialförsäkringstillhörighet och pension. Det åligger medarbetaren att ta reda på vilka konsekvenser detta kan medföra.

Överenskommelsen om distansarbete gäller för T/A personal.

Vad gäller för lärare som önskar distansarbeta från utlandet?
- Det pågår en utredning vid Lunds universitet på vilket sätt distansarbete, mot bakgrund av denna utvidgning, skulle kunna tillämpas för läraranställda som har ett annat avtal om närvaro på arbetsplatsen. Mer information kommer.