Grund för tidsbegränsad anställning
Det kan finnas tillfällen där du behöver anställa någon under en begränsad tid. Här kan du som chef läsa mer om på vilka grunder en anställning kan tidsbegränsas.
Innehåll på sidan:
- Inledning
- Särskild visstidsanställning 5 § 1 p LAS
- Allmän visstidsanställning 5 § 1 p LAS
- Vikariat 5 § 2 p LAS
- Säsongsarbete 5 § 3 p LAS
- Statlig visstidsanställning (STAVA)
- Tillfälligt behov av timavlönad personal
- Ersättning till skrivningsvakter
- Arvode och anlitande av juridisk person
Inledning
Huvudregeln att en anställning gäller tills vidare regleras i 4 § 1 st i lagen om anställningsskydd (LAS), även kallad fast anställning. En anställning kan dock tidsbegränsas om det finns stöd i lag, förordning eller kollektivavtal. 5 § i LAS medger tre former av tidsbegränsade anställningar:
- Särskild visstidsanställning (SÄVA)
- Vikariat
- Säsongsarbete
Många anställningar vid universitet och högskolor är utbildnings- och meriteringsanställningar som till sin natur är tidsbegränsade, till exempel anställning som doktorand eller postdoktor. Vid universitet och högskolor finns därför ytterligare möjligheter att tidsbegränsa en anställning.
En översikt över tidsbegränsade anställningar finns att ladda ner i högerspalten på denna sida.
- Läs mer om Tidsbegränsade meriterings- och utbildningsanställningar samt adjungeringar, gästprofessorer och pensionerade professorer
- Ta del av en kort sammanfattning av de viktigaste ändringarna i lagen om anställningsskydd (LAS)
Särskild visstidsanställning 5 § 1 p LAS
Vid särskild visstidsanställning (SÄVA) behöver arbetsgivaren inte uppge något särskilt skäl till tidsbegränsningen. Arbetsgivare har en särskild informationsskyldighet vad gäller SÄVA. Arbetstagaren ska skriftligen informeras om att han eller hon har anställts i en SÄVA i samband med att anställningsavtalet ingås. Tidsbegränsningsgrunden framkommer på anställningsbeslutet eller på överenskommelsen om villkor vid korta och tillfälliga anställningar.
När en arbetstagare har haft SÄVA i mer än tolv månader under en femårsperiod eller i en kedja av tidsbegränsade anställningar (mellanrummet mellan två anställningar är maximalt sex månader), övergår anställningen till en tillsvidareanställning. Vid beräkning av anställningstid för SÄVA gäller en särskild "beräkningsregel". Om en arbetstagare har haft minst tre anställningstillfällen enligt SÄVA hos en och samma arbetsgivare (i detta fall Lunds universitet) under en kalendermånad, ska också mellanliggande tid räknas som anställningstid. Det betyder att anställningstiden ska räknas från det första till det sista anställningstillfället i kalendermånaden.
Övergångsreglerna mellan ALVA och SÄVA reglerar att en person som anställs i en SÄVA efter den 1 oktober får räkna in anställningstid i ALVA retroaktivt mellan den 1 mars 2022 och den 30 september 2022 vid beräkning av när anställningen övergår till en tillsvidareanställning. Den retroaktiva tiden i ALVA beräknas enligt regelverket för en ALVA.
Enligt LAS ska den anställda få skriftlig information om att anställningen gäller tills vidare senast en månad efter övergången.
Beräkningsregeln för SÄVA är tillämplig vid övergång till tillsvidareanställning, företrädesrätt till återanställning, turordning vid så kallad hyvling och för besked om att en tidsbegränsad anställning upphör enligt 15 § lagen om anställningsskydd (gäller även varsel).
En SÄVA ger företrädesrätt till återanställning i en ny SÄVA efter sammanlagt mer än nio månader under en treårsperiod.
Kontakta gärna din närmaste HR-funktion för råd och stöd.
Allmän visstidsanställning 5 § 1 p LAS (upphör 2022-09-30)
Tidsbegränsningsgrunden upphör att kunna tillämpas den 30 september 2022. För anställda i en pågående allmän visstidsanställning (ALVA) per den 1 oktober gäller de nuvarande reglerna för övergång till tillsvidareanställning, det vill säga efter två år.
Vid en ALVA behöver inte arbetsgivaren uppge något särskilt skäl till tidsbegränsningen.
Det är viktigt att du som chef tänker på att om en tidsbegränsat anställd har haft allmän visstidsanställning i sammanlagt mer än två år under en femårsperiod eller i en kedja av tidsbegränsade anställningar (mellanrummet mellan två anställningar är maximalt sex månader), övergår anställningen till en tillsvidareanställning. Enligt LAS ska den anställda få skriftlig information om att anställningen gäller tills vidare senast en månad efter övergången.
Den som är anställd i en pågående ALVA den 1 oktober 2022 ska anses vara anställd i en SÄVA vid tillämpningen av reglerna om information om att en tidsbegränsad anställning upphör (15 §) och vid företrädesrätt till återanställning (25 §). Det medför att den anställda i ALVA får rätt till besked efter 9 månader istället för 12 månader och att företrädesrätt till en ny SÄVA uppstår efter 9 månader, med beräkning från den 1 oktober 2022.
Kontakta gärna din närmaste HR-funktion för råd och stöd.
Vikariat 5 § 2 p LAS
Denna tidsbegränsningsgrund används för att ersätta en eller flera personer som är tillfälligt lediga från sin anställning. Den kan också användas under pågående tillsättning av en anställning. Det är viktigt att du som chef tänker på att om en tidsbegränsat anställd har haft vikariat i sammanlagt mer än två år under de senaste fem åren inom Lunds universitet övergår anställningen enligt lag till en tillsvidareanställning. Enligt LAS ska den anställda få skriftlig information om att anställningen gäller tills vidare senast en månad efter övergången.
Kontakta gärna din närmaste HR-funktion för råd och stöd.
Säsongsarbete 5 § 3 p LAS
Vissa arbeten kan på grund av till exempel årstidernas växlingar bara utföras under en viss tid av året. Då är det möjligt att tidsbegränsa anställa under säsongen.
Statlig visstidsanställning (STAVA)
Enligt Överenskommelse om flexibilitet, omställningsförmåga och trygghet på den statliga sektorn 2022-06-27, bilaga 6, får en tidsbegränsad anställning, benämnd statlig visstidsanställning, träffas för att gälla tillsvidare, dock längst två år och under förutsättningar som redovisas nedan:
- När en arbetsgivare ska utföra ett tidsbegränsat uppdrag till följd av bestämmelser i regleringsbrev, direkt uppdrag från departement eller efter överenskommelse med extern part,
- om anställningsbehovet och uppdraget överstiger 12 månader,
- om arbetsuppgifterna ligger utanför ramen för arbetsgivarens ordinarie verksamhet och
- om uppdraget finansieras med särskilt tillskott av budgetmedel eller externa medel.
Med externa medel avses inte forskningsanslag som beviljats efter ansökan från en enskild person eller en forskargrupp. Forskning vid universitet och högskolor samt forskningsinstitut eller motsvarande ligger inte utanför ramen för arbetsgivarens ordinarie verksamhet. Utbildningsverksamhet, även uppdragsutbildningar, vid universitet och högskolor ligger inte heller utanför ramen för ordinarie verksamhet.
Begränsning
En statlig visstidsanställning får inte erbjudas en arbetstagare för en anställning som professor.
Vid avslut av statlig visstidsanställning kan arbetsgivaren varken informera om, ingå överenskommelse om eller besluta om en ny statlig visstidsanställning förrän det förflutit 365 dagar från den sista anställningsdagen. Denna begränsning gäller under förutsättning att det är fråga om samma uppdrag som den avslutade statliga visstidsanställningen avsåg.
Begränsningen gäller inte om en statlig visstidsanställning avslutas i förtid. I sådant fall har arbetsgivaren rätt att ersättningsrekrytera i en statlig visstidsanställning, trots att det är fråga om samma uppdrag.
Primärförhandling innan beslut om anställning
Innan arbetsgivaren beslutar om anställning enligt denna bestämmelse ska arbetsgivaren primärförhandla enligt lag (1976:580) om medbestämmande i arbetslivet. Vid Lunds universitet finns en mall för ett sådant förhandlingsunderlag och hur förhandlingen går till.
Ladda ner mallen på sidan Blanketter och mallar
En arbetstagare som har haft en statlig visstidsanställning och som inom 180 dagar, efter den sista anställningsdagen, erhåller en ny tidsbegränsad anställning i form av ett vikariat eller en särskild visstidsanställning, får tillgodoräkna sig upp till sex månader från den statliga visstidsanställningen, för beräkning av tid för konvertering till tillsvidareanställning.
Tillfälligt behov av timavlönad personal
Verksamheten har ibland behov att erbjuda mycket korta och tillfälliga anställningar som endast varar några timmar eller dagar.
För att förtydliga att det inte rör sig om en fortlöpande anställning ska du som chef göra en överenskommelse om villkor för korta och tillfälliga anställningar. En sådan överenskommelse kan tecknas för som längst tolv kalendermånader åt gången. Detta görs i Primula.
Ett anställningsbeslut ska sedan skrivas för de dagar man kommer överens om att en person ska arbeta.
Tidsbegränsningsgrunden vid korta och tillfälliga anställningar är SÄVA (från 1 oktober 2022) eller vikariat. Vikariat används när det finns behov av att ersätta en annan ledig medarbetare (sjuk, semester, vård av barn (vab), tjänstledig och så vidare) och SÄVA används när det finns ett tillfälligt behov av extra personal vid arbetstoppar, tillfälliga uppdrag och så vidare.
Om en och samma anställd erbjuds såväl arbetstillfällen som är vikariat som SÄVA behöver det finnas två överenskommelser om dessa olika villkor.
Det är viktigt att informera den timavlönade att tidrapportering ska ske löpande och/eller allra senast under första veckan i kalendermånaden efter att arbetet har utförts. Tänk även på att arbetstiden alltid ska registreras på exakt den dag/dagar som arbetet efter överenskommelse utförts. Detta så att den timavlönade får rätt lön i tid och att LAS-rapporterna löpande uppdateras.
Ladda ner lathund för hantering av timavlönad personal (PDF 997 kB, ny flik)
Kontakta gärna din närmaste HR-funktion för råd och stöd.
Ersättning till skrivningsvakter
Ladda ner beslut om ersättning till skrivningsvakter (Regelverket, Medarbetarwebben)
Processkarta för hantering av timavlönad personal (klicka på bilden för en större version).
Arvode och anlitande av juridisk person
Arvode
Om du som chef behöver anlita någon för sakkunnig- och styrelseuppdrag, för opponering eller som ledamot i till exempel i lärarförslagsnämnd/motsvarande ersätts dessa uppdrag med ett arvode. Detta görs i Primula.
Ersättning till personer som lämnat blod, organ med mera
Utbetalning av ersättning från Lunds universitet till person som lämnat exempelvis blod eller organ ska hanteras som ersättning till försöksperson och arvode ska väljas i Primula och utgör därmed underlag för arbetsgivaravgifter och skatt.
Enligt Skatteverkets rättsliga vägledning Ersättningar för blod, modersmjölk och organ | Rättslig vägledning | Skatteverket framgår följande:
”Sedvanliga ersättningar till den som lämnat blod, modersmjölk eller organ är skattefria (8 kap. 29 § IL). Ofta används fasta schablonmässigt bestämda ersättningar vid donationer. Sedvanliga ersättningar för ägg- och spermadonationer samt donation av annat biologiskt material, såsom vävnad och benmärg, har ansetts skattefria enligt samma bestämmelse.”
Lunds universitet har fått besked av Skatteverket att skattefrihet endast gäller om ändamålet avser medicinsk vård och behandling och att ersättning som lämnas för forskningsändamål därmed alltid är skattepliktig.
Anlitande av juridisk person
Att anlita en juridisk person, till exempel en konsult, kan vara ett alternativ till anställning. Vid anlitande av juridisk person ska upphandlingsregelverket tillämpas. Notera att Lunds universitets samtliga kostnader av samma slag för anlitande av juridisk person ska beaktas vid bedömning av beloppsgränserna.
Ladda ner och läs mer i Lunds universitets föreskrifter för inköp (Regelverket, Medarbetarwebben)
Rådgör med avdelningen Inköp och upphandling vid sektionen Ekonomi om du behöver stöd i upphandlingsfrågor.
Som huvudregel ska dock utbildning och forskning vid Lunds universitet bedrivas av anställd personal och myndighetsutövning får inte överlåtas till utomstående.
Kontakt
Kontakta din närmaste HR-funktion på fakultetsnivå/motsvarande.
Via sektionen HR:s ärendehanteringssystem går det också att, utifrån din roll i HR-arbetet, ställa frågor till sektionen HR inom olika områden.
Ärendehanteringssystemet nås via högerspalten på denna sida.