HR-relaterade system
Stöd och verktyg kring HR-systemen
Här hittar du som administratör, HR-funktion eller chef länkar till samt manualer och annat stöd till HR- och närliggande system.
Viktigt att nyanställda aktiverar sina LU-konton
För att nyanställda och universitetsanknutna ska få åtkomst och behörighet till de IT-system och IT-tjänster de behöver i sitt arbete behöver de aktivera sina LU-konton.
Kontot aktiveras i Passport. Personer med svenskt personnummer ska använda Freja eID+ eller Mobilt BankID för att aktivera sitt LU-konto, eller återställa ett förlorat lösenord. Katalogadministratör för Lucat har möjlighet att skriva ut engångskod för kontoaktivering. Detta ska dock enbart tillämpas i undantagsfall och främst för personer utan svenskt personnummer.
Genom att logga in via VPN kan du komma åt interna resurser på Lunds universitet, till exempel Primula webb, även om du arbetar hemifrån eller är på resande fot.
Mer information om VPN, på LU-support:s webbplats
Information om de vanligaste förekommande administrativa systemen finns även på Medarbetarwebben
Adato är ett sjukfrånvaro- och rehabiliteringsverktyg där chefer får signaler om när ett anpassnings- eller rehabiliteringsärende ska påbörjas. Adato bevakar all inrapporterad sjukfrånvaro för alla anställda och skickar aviseringar enligt universitets anpassnings- och rehabiliteringsprocess. Dokumentation av ärenden ska ske i Adato.
Läs mer om anpassnings- och rehabiliteringsprocessen.
Rutinerna för vem som ser till att dokumentationen sparas i Adato kan skilja mellan fakulteter/motsvarande. Din HR-partner kan svara på frågor om hur ni gör hos er.
Chef
För att få tillgång till Adato som chef behöver behörighet ansökas via Lucat.
För att ansöka, följ instruktionerna här: Behörigheter (IT-webben)
Du väljer behörighetstyp ”IT-tjänst”, IT-tjänstgrupp ”HR” och antingen behörigheten "Chef" eller "Chef med mail".
Du ansöker på den enhet du är chef. Är du dekan eller prefekt, ansöker du på fakultetens respektive institutionens huvudkostnadsställe, så får du tillgång till alla eventuella kostnadsställen under huvudkostnadsstället. Du väljer om du vill ha behörigheten med mailnotifieringar eller utan.
För att ansöka om behörigheten ”Chef” med eller utan mail ska du vara chef enligt LU:s riktlinjer för chefsuppdrag.
HR-funktion
HR-partner kan också behöva tillgång till Adato för att stödja chefen i en pågående anpassnings- och rehabiliteringsprocess. HR-administratör kan behöva tillgång till Adato för att bevaka intyg.
För att ansöka, följ instruktionerna här: Behörigheter (IT-webben)
Som närmaste HR-funktion väljer du behörighetstyp ”IT-tjänst”, IT-tjänstgrupp ”HR” och antingen behörigheten HR-funktion eller HR-funktion med mail. Du ansöker på det kostnadsställe du ska stödja chefen, behörigheten ärvs nedåt i organisationsträdet.
När du byter arbetsuppgifter eller det sker förändringar kring vilka chefer du är stöd för, ska behörigheten omedelbart tas bort eller förändras.
Tystnadsplikt
Adato innehåller känsliga personuppgifter och du ska endast ta del av de uppgifter du behöver för att fullgöra dina arbetsuppgifter i anpassnings- och rehabiliteringsprocessen.
Läs mer om tystnadsplikten på sidan om Anpassnings- och rehabiliteringsprocessen.
Regelbunden logguppföljning sker avseende vem som läst och förändrat uppgifter i Adato.
Adato kräver att du är ansluten via VPN Static eller All traffic.
IA-systemet är ett verktyg för att rapportera och hantera händelser som till exempel tillbud och arbetsskador. De anställda rapporterar händelser genom att logga in med sin Lucat-ID och du som chef utreder och hanterar sedan dessa händelser i systemet.
IA-systemet fungerar även som ett diariesystem för de händelser som rapporteras. All dokumentation som hör till ett ärende ska förvaras i IA-systemet och behöver inte registreras någon annanstans.
Läs mer om IA-systemet
Kompetensportalen är ett verktyg för kompetensutveckling. Alla internutbildningar som samordnas av sektionen HR samlas här. Logga in med ditt Lucat-ID.
Vill du skapa en utbildning i Kompetensportalen?
Vill du komma i kontakt med internlärarnätverket?
Lägg då in ett ärende i ärendehanteringssystemet hos sektionen HR. Välj kategorin Chefer, administratörer, kontaktpersoner och samordnare så tar vi kontakt med dig så fort som möjligt.
Kuben är ett verktyg för uppföljning och analys. Ekonomi-, personal- och studerandedata finns tillgängligt i Kuben.
Läs mer om Kuben på Medarbetarwebben
Tänk på att använda vpn när du använder Kuben om du arbetar på distans.
Lucat är universitetets person- och adresskatalog. Här lagras information om individer och organisation. Informationen om individer och organisationer presenteras på olika webbplatser. Informationen används även av andra IT-tjänster och system. Via Lucat styrs även behörigheter till olika IT-tjänster och system.
Viktigt att nyanställda aktiverar sina LU-konton
För att nyanställda och universitetsanknutna ska få åtkomst och behörighet till de IT-system och IT-tjänster som de behöver i sitt arbete behöver de aktivera sitt LU-konto. Kontot aktiveras i Passport. Personer med svenskt personnummer ska använda Freja eID+ eller Mobilt BankID för att aktivera sina LU-konton (eller för att återställa ett förlorat lösenord). Katalogadministratör för Lucat har möjlighet att skriva ut engångskod för kontoaktivering. Detta ska dock enbart tillämpas i undantagsfall och främst för personer utan svenskt personnummer.
Personal- och lönesystem där anställda registrerar sina ärenden, t ex ansöka om semester, se sin lön, anmäla bisyssla, göra reseräkningar och registrera sjukanmälan. Här kan du också ta ut rapporter och administrera olika ärenden som chef eller administratör.
Kontaktpersoner på fakultetsnivå
Vill du lära dig mer om Primula?
Statens servicecenter (SSC) arrangerar webbinarier för medarbetare, chefer och källrapportörer.
Lunds universitet använder Varbi Recruit som rekryteringsverktyg. Verktyget används för att annonsera, ta emot ansökningar, filtrera, sortera, rangordna ansökningar och för att kommunicera med kandidater.
Logga in i Rekryteringssystemet (Lucat användarnamn och lösenord)
Logga in i Rekryteringssystemet (e-postadress och valt lösenord)
Manual - Lunds universitets rekryteringssystem (PDF 2 MB, ny flik)
Kontaktpersoner på fakultetsnivå
Vill du komma i kontakt med Rekryteringsnätverket?
EU-projekt över fakultetsgränser
Just nu hanteras endast beställning av lönekostnadsspecifikationer kring EU-projekt och EU projektrevision för projekt över fakultetsgränser. Det finns två viktiga saker att ange:
- Ett periodintervall
- Personnummer och namn på personen som ingår i EU-projektet
Beställ lönekostnadsspecifikationer via formuläret
Lupin
Elektronisk inköps- och fakturahantering.
Sunet Survey - skapa enkät
Ett enkätverktyg för att göra webbaserade undersökningar, till exempel kursvärderingar.
Kontakt
Fakultetsrepresentanter för Primula och systemförvaltare för integrerade system
IT Support
Sektionen IT:s snabbhjälp till självhjälp! Här finns även den senaste driftinformationen – från planerat underhåll till plötsliga störningar för våra olika system.