Rutin vid dödsfall

Handläggningsordning vid medarbetares bortgång. Denna rutin utesluter inte att fakultet eller institution kan välja ytterligare insatser utifrån situationen.

Innehåll på sidan:

Ansvar
Handläggning
Vid studenters bortgång

Ansvar

Närmaste chef ansvarar för att handläggningsordningen följs och har ansvaret för en upprättad kontakt med dödsbo eller efterlevande.

Närmaste chef informerar på arbetsplatsen och identifierar tillsammans med kollegor de kontaktnät som bör informeras. Arbetsplats och berörda bör få informationen så snabbt som möjligt för att undvika ryktesspridning och möjliggöra stöd.

Krishantering

Information om krisstöd finns på Medarbetarwebben.

Stöd i en kris | Medarbetarwebben (lu.se)

Personaladministration

Verksamheten meddelar sektionen HR via sektionens ärendehanteringssystem när dödsfall inträffat. När begravningsdatum är satt meddelas även detta till sektionen.

Gör så här:

Logga in i sektionen HRs ärendehantering En väg in HR
Använd kategori: Handläggare på institutionsnivå/motsvarande och chefer
välj sedan gruppen "Vid dödsfall" så hanteras ärendet så fort som möjligt.

Sektionen HR ansvarar för att

rektors sekreterare meddelas för flaggning och krans skickas till begravning,
begravningshjälp utbetalas till dödsboet.

Verksamheten ansvarar för att

dödsfallsintyg begärs in från Skatteverket via samtal till Skatteupplysningen (tel 0771-567 567),
anställningen avslutas i Primula. Som avslutsdatum registreras det datum som medarbetaren avlidit, vilket står på dödsfallsintyget.
telefonsamtal och e-post till den avlidna omdirigeras till en kollega,
Lucat: Den avlidnas LU-konto får avliden-markering från Primula – verksamhetsroller och behörigheter tas bort av katalogadministratör.
arbetsuppgifter som den avlidna har haft tilldelas någon annan,
be webbansvarig ändra de förteckningar på webbplatsen och förteckningar på fakultetens webbplats där den avlidna omnämns.
information om efterlevandepension lämnas,
se över att nycklar, passerkort etc. återlämnas till universitetet.

Flaggning och krans

Flaggning på halv stång sker när besked om dödsfall inkommit.

Verksamheten ombesörjer flaggning i de fall flaggstång finns utanför arbetsplatsen. Vid flaggning ska information om vem som har gått bort vara kommunicerat till arbetsplatsen, och angett på fakultetens hemsida om så är brukligt.

Flaggning på halv stång sker under begravningsdagen både på arbetsplatsen och på universitetshuset.

Krans eller annat blomsterarrangemang med band med den avlidnes namn och texten Lunds universitet skickas från rektors kansli till begravningen. Verksamheten ombesörjer krans som skickas från arbetsplatsen.

Begravningsdeltagande

Har den avlidne haft chefsposition avgör respektive kansli hur fakulteten ska representeras vid begravningen. Övriga dödsfall representeras i första hand av institutionen.

Minnesstund och minnesord

En minnesstund kan anordnas för att ge kollegor och andra ett tillfälle att hedra minnet av den avlidne. Verksamheten ombesörjer detta samt ser till att kollegor och eventuella anhöriga informeras. Närmaste chef avgör om minnesord ska skrivas till pressen.